Az EN 16931 az az európai szabvány, amely meghatározza, hogy mit kell tartalmaznia egy elektronikus számlának, és jelenleg szinte minden európai e-számlázási előírás alapját képezi. Ez a szabvány is változott. A CEN jóváhagyta a szabvány felülvizsgált változatát, az EN 16931-1:2026-ot, és az Európai Bizottság megerősítette, hogy 2026 májusában kerül közzétételre. Ez az útmutató elmagyarázza, hogyan működik a szabvány, mit változtat a 2026-os felülvizsgálat, és mit kell tennie az informatikai és megfelelőségi csapatoknak most, hogy Franciaországban már életbe lépett a szabályozás, Németországban néhány hónap múlva lép hatályba a kibocsátási kötelezettség, és a ViDA 2030-as határidői is rögzítve vannak.
Az EN 16931 a CEN 434. műszaki bizottsága által a közbeszerzésekben történő elektronikus számlázásról szóló 2014/55/EU irányelvhez kapcsolódó megbízás keretében kidolgozott európai szabványosítási dokumentumok sorozata. Az irányelv előírta, hogy az EU-szerte működő közbeszerzési hatóságoknak a szabványnak megfelelő e-számlákat kell fogadniuk és feldolgozniuk, a határidők pedig 2019 áprilisára a központi kormányzat, illetve 2020 áprilisára a helyi önkormányzatok esetében vonatkoztak.
A szabványsorozat központi eleme, az EN 16931-1, egy szemantikai adatmodell. Nem ír elő XML-fájlt. Ehelyett felsorolja a számlán szükséges üzleti információkat (eladó, vevő, áfa-bontás, tételek, összegek, fizetési adatok), minden elemnek stabil azonosítót rendel hozzá, és szabályokat határoz meg arra vonatkozóan, hogy ezek az elemek hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Külön műszaki előírások pedig elmagyarázzák, hogyan kell ezt a modellt konkrét szintaxisként kifejezni.
Ez a szétválasztás fontos. Két, különböző XML-formátumú számla egyaránt lehet „EN 16931-kompatibilis”, mivel ugyanazt az üzleti jelentést hordozzák, és adatvesztés nélkül konvertálhatók egymásba. Ez teszi lehetővé a határokon átnyúló elektronikus számlázást és az EU jövőbeli digitális áfa-bejelentését.
| Dokumentum | Tartalma |
|---|---|
| EN 16931-1 | Az elektronikus számla alapvető elemeinek szemantikai adatmodellje (2017-es kiadás, 2026-os kiadásként felülvizsgálva) |
| CEN/TS 16931-2 | Az EN 16931-1 szabványnak megfelelő szintaxiskészletek jegyzéke |
| CEN/TS 16931-3-1–3-4 | A szintaxis-összekapcsolások módszertana, valamint az UBL, az UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) és az UN/EDIFACT INVOIC összekapcsolásai |
| CEN/TR 16931-4 | Iránymutatások az átviteli szintű interoperabilitásról |
| CEN/TR 16931-5 | Iránymutatások az ágazati és országos kiterjesztésekre, valamint a CIUS-ra vonatkozóan |
| CEN/TR 16931-6 | A szabvány gyakorlati tesztelésének eredményei |
Az Európai Bizottság az e-számlázás digitális építőelemei (eInvoicing Digital Building Blocks) oldalain áttekintést nyújt a szabványsorozatról és a szükséges szintaxiskokról.
Ha ERP-adatokat rendel hozzá egy e-számlához, az ideje nagy részét a modell négy építőelemével fogja tölteni.
Minden adatelem rendelkezik azonosítóval. A BT-1 a számlaszám, a BT-2 a kiállítási dátum, a BT-5 a számla pénznemkódja, a BT-24 a specifikáció azonosítója, a BT-112 pedig a számla végösszege áfával együtt. A kapcsolódó kifejezéseket csoportokba rendezzük: a BG-4 az eladót, a BG-7 a vevőt, a BG-22 a dokumentum végösszegét, a BG-25 pedig az egyes számlasorokat tartalmazza. Minden kifejezésnek meg van határozva a kardinalitása (kötelező vagy opcionális, egyszeri vagy ismétlődő) és az adattípusa, például összeg, dátum, kód vagy azonosító.
Az üzleti szabályok biztosítják a modell érvényesíthetőségét. Néhányuk egyszerű jelenlétellenőrzés (egy számlának számlaszámmal kell rendelkeznie). A BR-CO előtaggal jelölt számítási szabályok ellenőrzik az aritmetikát. A BR-CO-15 például előírja, hogy az áfával együttes végösszegnek meg kell egyeznie az áfa nélküli végösszeg és az áfa teljes összegének összegével. Az áfa-kategória szabályok (BR-S a normál kulcsra, BR-Z a nulla kulcsra, BR-E az adómentességre, BR-AE a fordított adókötelezettségre, BR-IC a közösségen belüli szolgáltatásokra és másokra vonatkoznak) meghatározzák, mely mezőknek kell szerepelniük az egyes adókezelések esetén.
Számos mezőben elismert kódlistákból származó értékeket kell használni: UNTDID 1001 a dokumentumtípushoz (380 kereskedelmi számla, 381 jóváírási bizonylat), UNTDID 5305 az áfa-kategóriához, ISO 4217 a pénznemhez és ISO 3166-1 az országkódokhoz. A kódlistákkal kapcsolatos hibák az egyik leggyakoribb oka annak, hogy egy egyébként helyesen összeállított számla nem felel meg az érvényesítési követelményeknek.
A 2017-es keretrendszer szerint a két szintaxis, amelyet minden közbeszerzési szerződő félnek el kell fogadnia, az UBL 2.1 (ISO/IEC 19845) és az UN/CEFACT CII D16B. A szintaxis-leképezés minden üzleti kifejezést egy pontos XML-útvonalhoz rendel, így az érvényesítő először a sémának való megfelelést, majd az üzleti szabályokat ellenőrizheti, általában a Schematron segítségével.
Az alapmodell szándékosan általános, ezért szinte minden valós megvalósítás valamilyen réteget épít rá. Ennek két módja van.
A számla kijelenti, hogy a BT-24-ben melyik specifikációt követi. A Peppol BIS Billing 3.0 számlák például tartalmaznak egy testreszabási azonosítót, amely urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#-tal kezdődik, majd megnevezi a Peppol-specifikációt. A német XRechnung ugyanazt a mintát használja, saját azonosítójával. Ez az egyetlen érték jelzi a fogadó rendszer számára, hogy mely szabálykészlet alapján kell érvényesítenie a számlát.
A 2017-es modellt elsősorban a vállalkozások és a közigazgatás közötti számlázásra tervezték. Ahogy a tagállamok kiterjesztették a kötelezettséget a B2B tranzakciókra is, hiányosságok látszottak fel, és a „HÉA a digitális korban” (ViDA) csomag a szabványt az EU digitális jelentéstételének referenciapontjává tette. A CEN/TC 434 ezért felülvizsgálta az 1. részt.
Az iparág által a jóváhagyott szöveghez fűzött megjegyzések három fő területet emelnek ki:
Az IT-csapatok számára a legfontosabb szempont, hogy a felülvizsgálat nem visszafelé kompatibilis. Az új üzleti feltételek, a megváltozott szabályok és az új szintaxisverziók miatt a meglévő leképezéseket, érvényesítőket és sablonokat frissíteni kell. Az átállás azonban nem fog egyik napról a másikra megtörténni. A Peppol BIS Billing 3.0 jelenlegi kiadása még mindig a 2017-es modellen alapul, és a német szabványalkotó szervezet, a KoSIT bejelentette az XRechnung 4.0 jelentős kiadását, hogy összhangba kerüljön az új modellel. Miután a szintaxis-összekapcsolások véglegesek lesznek, minden specifikáció a saját ütemterve szerint fog haladni.
A ViDA-t 2025 márciusában fogadták el. Az e-számlázás tekintetében három dolgot változtat meg:
A gyakorlatban az EN 16931 szabvány válik az EU-s áfa-bejelentés közös nyelvévé. Az országok máris alkalmazkodnak: Olaszország konzultációt indított az e-számlázási rendszerének a ViDA-hoz való igazításáról, míg az újabb előírások már a kezdetektől az EN 16931 szabványra épülnek.
Az EN 16931 alkalmazása országonként eltérő. Egyes rendszerek közvetlenül átveszik, mások nemzeti CIUS-t hoznak létre, egyesek lazán alkalmazkodnak hozzá, míg az EU-n kívüli egyes joghatóságok csak a szémantikáját veszik át.
| Ország / rendszer | Formátum(ok) | Kapcsolat az EN 16931 szabvánnyal | Állapot (2026. szeptember) |
|---|---|---|---|
| Franciaország | UBL, CII, Factur-X akkreditált platformokon (Plateformes Agréées) keresztül | Mindhárom alapformátum az EN 16931 szabványon alapul, franciaországi sajátosságokkal kiegészítve | 2026. szeptember 1-jétől hatályos: minden vállalkozásnak kötelező a számlák fogadása, a nagy- és középvállalkozásoknak pedig a kibocsátása is. A kkv-k és a mikrovállalkozások számára a kibocsátás 2027. szeptember 1-jétől kötelező. |
| Németország | XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1+ (nem MINIMUM/BASIC WL) | Az e-számla jogi meghatározása az EN 16931 szabványra hivatkozik | A fogadás 2025. január 1-jétől kötelező. A kiállítás 2027. január 1-jétől kötelező azoknak a vállalkozásoknak, amelyek előző évi forgalma meghaladja a 800 000 eurót, 2028. január 1-jétől pedig minden vállalkozás számára. |
| Belgium | Alapértelmezés szerint Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) | EN 16931 CIUS. Egyéb, a szabványnak megfelelő formátumok kölcsönös megállapodás alapján megengedettek. | 2026. január 1-jétől kötelező a belföldi B2B forgalomban |
| Szlovákia | Peppol-alapú adatcsere | EN 16931 / Peppol BIS | B2B-kötelezettség 2027. januártól |
| Lengyelország (KSeF) | FA(3) XML-szerkezet | Az EN 16931 szabványon alapuló, de azzal nem teljes mértékben kompatibilis, és nem CIUS minősítésű nemzeti struktúra | 2026. februártól és áprilistól kötelező (a mikrovállalkozások számára 2027-től), 2026-ban szankciók nélkül |
| Egyesült Arab Emírségek | PINT AE (Peppol International) | A PINT közös magja az EN 16931 szabványon alapul, az Egyesült Arab Emírségekre jellemző szabályokkal kiegészítve | Fokozatos bevezetés az Egyesült Arab Emírségek „5-corner” modellje szerint |
| Szaúd-Arábia (ZATCA) | UBL 2.1 XML | A ZATCA XML-szabványa az EN 16931:2017 üzleti kifejezéseket és szabályokat használja, de a Szaúd-Arábiára jellemző mezők és szabályok élveznek elsőbbséget | A 2. fázisú integráció hullámokban zajlik. A 25. hullám (187 500 SAR feletti bevétel) esetében az integrációt 2027. február 1-jéig kell végrehajtani. |
Multinacionális vállalatcsoportok számára a gyakorlati tanulság a következő: az ERP-rendszerben egy, az EN 16931-hez igazított törzsadat-modell képes ellátni a legtöbb ilyen rendszert. Mindegyiknek azonban továbbra is szüksége van saját érvényesítési rétegre, átviteli csatornára és archiválási szabályokra. Az Egyesült Arab Emírségekbeli Peppol e-számlázásról szóló útmutatónk bemutatja, hogyan egészíti ki a PINT specializáció a közös alapot a helyi követelményekkel, míg a Szlovákiáról szóló frissítésünk egy olyan új uniós előírást tárgyal, amely a kezdetektől fogva a Peppolra épül.
Az átfogóbb képet, beleértve az adóbevallást, az archiválást és a több országra kiterjedő irányítást, a „The Complete Guide to Global E-Invoicing Compliance” című útmutatóban találja meg.
Nem. Az EN 16931-1 egy szemantikai adatmodell, amely meghatározza a számlán szereplő kötelező információkat és az azokra vonatkozó szabályokat. A konkrét fájlformátumok, mint például az UBL és az UN/CEFACT CII, külön szintaxis-kapcsolatokon keresztül kapcsolódnak a modellhez.
A Peppol BIS Billing 3.0 az EN 16931 CIUS-a. UBL szintaxist használ, az EN 16931 összes szabályát alkalmazza, és kiegészíti azokat a Peppol-hálózaton való használatra vonatkozó, Peppol-specifikus szabályokkal. Minden érvényes Peppol BIS Billing 3.0 számla egyben EN 16931-kompatibilis is, de nem minden EN 16931 számla felel meg a Peppol kiegészítő szabályainak.
Nem azonnal. Az Európai Bizottság jelzi, hogy a 2017-es verziót követő számlák az átállási időszak alatt továbbra is megfelelnek a követelményeknek. A gyakorlati változást azok a specifikációk fogják kiváltani, amelyeket Ön használ – például a Peppol BIS, az XRechnung és a Factur-X –, és amelyek átveszik a 2026-os modellt. Mivel a módosítás nem visszafelé kompatibilis, kezdje el most a hatáselemzést.
Egy egyszerű PDF nem felel meg a szabványnak. Egy hibrid Factur-X/ZUGFeRD fájl megfelelhet a szabványnak, feltéve, hogy a beágyazott XML az EN 16931 profilt vagy annál magasabb szintű profilt használ. Jogi szempontból a strukturált XML a meghatározó.
Az EN 16931 az európai áfa-megfelelés gerincévé válik. Mivel Franciaországban már életbe lépett, Németországban 2027 januárjától kezdődik a kibocsátási kötelezettség, forgalomban van egy visszamenőleges kompatibilitás nélküli 2026-os felülvizsgálat, és közeledik a ViDA 2030-as jelentési határideje, azok a vállalatok, amelyek a szabványt közös infrastruktúraként kezelik, nem pedig országonkénti projektként, kevesebbet fognak költeni minden egyes új előírásra. Az Infinite IT Solutions beépített EN 16931 és CIUS érvényesítéssel összeköti az Ön ERP-rendszerét a Peppollal, a nemzeti platformokkal és az öböl-menti adóhatóságokkal.
Vegye fel a kapcsolatot e-számlázási szakértőinkkel, hogy felmérjék az EN 16931-re való felkészültségét, és megtervezzék az átállást a 2026-os szabványra.