Egyre több vállalat választja az EDI (elektronikus adatcsere) bevezetését. Ez egy olyan megoldás, amely automatizálja a vállalatok közötti kommunikációt, és lehetővé teszi a dokumentumok - például számlák, megrendelések vagy szállítólevelek - emberi beavatkozás nélküli elküldését.
De hogyan néz ki az EDI bevezetése a gyakorlatban? Hol kezdje el, és mire kell figyelnie, hogy az egész folyamat zökkenőmentesen menjen végbe?
Az első lépés az, hogy pontosan megértsük , milyen dokumentumokat és folyamatokat kell lefednie az EDI-nek.
Minden iparágnak más-más követelményei vannak - a kiskereskedelmi láncok a megrendelésekre és a számlákra, a gyártó cégek a szállítólevelekre, a logisztikai szolgáltatók pedig a raktári és szállítási üzenetekre összpontosítanak.
Ebben a szakaszban kerül meghatározásra:
milyen típusú dokumentumokat fognak kicserélni (ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV stb.),
mely partnerekkel (kereskedelmi hálózatok, beszállítók, ügyfelek),
milyen irányban (szállítás/átvétel),
és hogyan kell az EDI-rendszert integrálni a jelenlegi ERP rendszerrel.
Egy jól elvégzett elemzéssel elkerülhetők a hibák, és már a kezdetektől fogva előre láthatók a lehetséges nehézségek.
A második lépés a technológia és a szállító kiválasztása.
A gyakorlatban a vállalatok kétféle megközelítés közül választhatnak:
Házon belüli EDI telepítés - a vállalat infrastruktúrájában helyben megvalósított és karbantartott rendszer. Nagyfokú függetlenséget biztosít, de informatikai szakértelmet és folyamatos technikai támogatást igényel.
SaaS EDI platform - egy szolgáltató, például az Infinite EDI által karbantartott felhőalapú megoldás. Ebben a modellben nincs szükség szerverekbe vagy frissítésekbe történő beruházásra - minden a szolgáltató oldalán fut.
A választáskor érdemes megnézni:
A támogatott formátumokat (EDIFACT, XML, CSV, UBL, EANCOM),
kompatibilitás az üzleti partnerek követelményeivel,
az ERP-rendszerrel való integráció lehetősége,
a biztonság szintje és a technikai támogatás elérhetősége.
Ez egy kulcsfontosságú végrehajtási szakasz.
Az EDI-rendszernek kapcsolódnia kell a vállalat által napi szinten használt szoftverhez - pl. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics.
A cél az, hogy az ERP-ben létrehozott dokumentumok (pl. megrendelések vagy számlák) automatikusan EDI-n keresztül kerüljenek elküldésre, és a beérkező dokumentumok automatikusan, kézi bevitel nélkül kerüljenek be az ERP-be.
Az integráció magában foglalhatja a következőket:
adatmezők leképezése (pl. TIN, számlaszám, áfakulcsok),
a dokumentum szerkezetének validálása,
a kommunikációs csatornák konfigurálása (AS2, SFTP, API),
és a kereskedelmi partnerekkel való csere tesztelése.
Mielőtt az EDI-rendszer termelési környezetbe kerülne, tesztelésre van szükség.
Ebben a szakaszban az üzenetek helyességét ellenőrzik - hogy az adatok a megfelelő formátumban kerülnek-e elküldésre, hogy a partnerek helyesen fogadják-e a dokumentumokat, és hogy vannak-e hibák a struktúrában.
A teszteket általában úgynevezett tesztkörnyezetben, mintadokumentumok felhasználásával végzik.
Ha ezek befejeződtek, mindegyik fél (vállalat és partnerek) megerősíti, hogy készen áll az EDI termelési üzemmódba helyezésére.
A tesztelés befejezése után elérkezik a gyártás beindításának pillanata.
Ettől kezdve a dokumentumok cseréje automatikusan és valós időben történik.
Célszerű bevezetni egy átmeneti időszakot, amelyben néhány dokumentumot még mindig párhuzamosan küldenek e-mailben vagy papíron - a biztonság és az összehasonlítás érdekében.
Néhány hét múlva, amikor a folyamat már stabilan működik, teljesen át lehet térni az elektronikus munkafolyamatra.
Az EDI bevezetése nem ér véget a rendszer üzembe helyezésének napján.
Fontos elem a kommunikáció nyomon követése - azaz annak ellenőrzése, hogy a dokumentumok megérkeznek-e, hogy nem fordulnak-e elő hibák, és hogy a kereskedelmi partnerek betartják-e az elfogadott szabványokat.
Idővel a vállalatok az EDI-t további folyamatokra is kiterjesztik:
Automatikus szállítási visszaigazolások,
leltárjelentések,
elektronikus pénzügyi elszámolások,
vagy az e-számlázási rendszerekkel (pl. KSeF) való integráció.
Ez a projekt nagyságrendjétől függ.
A kisvállalkozások 4-6 hét alatt elindíthatnak egy alapszintű adatcserét (pl. megrendelések és számlák).
A nagyobb, több partnerrel és rendszerrel rendelkező szervezeteknek általában több hónapra van szükségük - különösen, ha az EDI több országra vagy szabványra terjed ki.
Az Infinite több mint 20 éve vezet be EDI-rendszereket Lengyelországban és külföldön, a kiskereskedelem, a logisztika, a gyártás, a gyógyszeripar és a pénzügyek területén működő vállalatok számára.
Az Infinite EDI platformja lehetővé teszi:
gyors integrációt bármely ERP-rendszerrel,
dokumentumok cseréjét bármilyen szabványban,
a státuszok és jelentések teljes körű nyomon követését,
és hozzáférést a technikai támogatáshoz a nap 24 órájában.
Fontos, hogy az Infinite támogatja az EDI integrációt az e-számlázási és adójelentési rendszerekkel is, mint például a lengyel KSeF vagy az EmaraTax az Egyesült Arab Emírségekben.
Az EDI bevezetése egy olyan folyamat, amely tervet, valamint jó együttműködést igényel az informatikai, pénzügyi és üzleti partnerek között. A hatások azonban mérhetőek: gyorsabb folyamatok, kevesebb hiba, alacsonyabb költségek és a kommunikáció teljes automatizálása.
Azok a vállalatok, amelyek ma bevezetik az EDI-t, a jövőre nézve előnyre tesznek szert - mivel az elektronikus adatcsere nem csupán kényelem, hanem a modern üzleti élet szabványa.