Fedezze fel, hogy az Infinite eSign hogyan szünteti meg a papírmunka késedelmeit és hogyan egyszerűsíti a HR-szerződések kezelését a fejlett digitális aláírással.
A munkaszerződések kezelése a nagy kiskereskedelmi láncoknál régóta logisztikai rémálom. Amikor egy vállalat több száz üzletet üzemeltet országszerte, minden új alkalmazott a papírmunka, a futárszállítások, az aláírások és a várakozási idők kaszkádját indítja el. Ez a hagyományos folyamat hetekig is eltarthat, ami késlelteti a munkakezdési időpontokat, és felesleges stresszt okoz mind a HR-csapatok, mind a munkavállalók számára.
Egy országos kiskereskedelmi láncnál gyakori forgatókönyv, hogy az üzletvezető meghallgat egy jelöltet, és jóváhagyja a felvételét. A foglalkoztatási dosszié orvosi igazolással, GDPR hozzájárulással, személyazonosító igazolványok másolatával és egy hivatalos "felvételi kérelemmel" kezdődik. Ezeket a dokumentumokat elküldik a központba, ahol a HR-csapat elkészíti a munkaszerződést, és e-mailben visszaküldi az üzletnek. Innen indul a körforgás: két példány kinyomtatása, a munkavállaló aláírásának begyűjtése, futárral történő elküldése a központba (amely akár 500 km-re is lehet), néhány nap várakozás a központ aláírására, a szerződés bejelentése a munkaügyi hatóságnál, végül egy példány visszaküldése az üzletbe a munkavállalónak. A gyakorlatban nem ritka, hogy a munkavállaló azelőtt kezdi meg a munkát, mielőtt egyáltalán megkapná az aláírt példányt - néha hetekkel később. Ha ezt megszorozzuk évi több mint 800 szerződéssel, akkor egy lassú, költséges és hibakényszeres rendszert kapunk.
Az Infinite eSign forradalmasítja ezt a nehézkes folyamatot egy gyors, jogszabályoknak megfelelő és teljesen digitális aláírási folyamat bevezetésével. Mondjon búcsút a papír alapú szerződéskezelés hatékonyságának hiányosságainak, és fogadjon el egy olyan rendszert, amely a fejlett elektronikus aláírásokat kihasználva racionalizálja a HR-munkafolyamatokat.
Az Infinite eSign a futárral és papírral történő keverést biztonságos, fejlett elektronikus aláírási folyamattal váltja fel. A HR-osztály közvetlenül a munkavállaló e-mail címére küldheti a szerződést, ahol azt SMS-hitelesítéssel vagy biometrikus aláírással valós időben aláírják egy táblagépen. Az aláírás után a dokumentum azonnal elérhető a központ számára az eSign webes alkalmazásban, a HR-rendszerben és a biztonságos eArchívumban.
Az Infinite eSign használatának folyamata egyszerű és hatékony. Miután a jelöltet felvételi engedélyezték, a HR-osztály létrehozhatja a munkaszerződést, és közvetlenül a munkavállaló e-mail címére küldheti el. A munkavállaló megkapja a szerződést, és SMS-hitelesítéssel vagy biometrikus aláírással egy táblagépen aláírhatja azt. Ez a módszer biztosítja, hogy az aláírás egyszerre biztonságos és jogilag kötelező erejű.
Az Infinite eSign egyik kiemelkedő funkciója, hogy egyetlen kattintással több dokumentumot is aláírhat. A teljes munkaügyi dosszié - szerződés, GDPR űrlapok, mellékletek - egyetlen SMS-kóddal aláírható. Ez nemcsak felgyorsítja a folyamatot, hanem teljes nyomon követhetőséget is biztosít. A HR-menedzserek valós időben nyomon követhetik az egyes dokumentumok előrehaladását, tudva, hogy ki írta alá, ki következik, és mi van még függőben.
Az Infinite eSign megfelel a fejlett elektronikus aláírásokra vonatkozó eIDAS-követelményeknek, és megfelel Románia 2024-es elektronikus aláírási törvényének (914/2024), amely a biometrikus és a kétfaktoros hitelesítéssel ellátott aláírásokat jogilag kötelező érvényűnek ismeri el - még a munkaszerződések esetében is. Ez a megfelelés biztosítja, hogy minden digitálisan aláírt dokumentum jogilag érvényes és végrehajtható legyen.
Az Infinite eSign segítségével nincs szükség arra, hogy minden egyes alkalmazottnak fizetett tanúsítvánnyal rendelkezzen, ahogyan azt a hitelesített elektronikus aláírások esetében megkövetelik. Az Infinite eSign a költségek töredékéért biztosítja ugyanazt a jogállóságot, a munkavállaló számára pedig nem jelent többletköltséget. Ez költséghatékony megoldássá teszi a nagy létszámú, nagy dolgozói fluktuációval rendelkező nagy szervezetek számára.
A HR-vezetők számára az Infinite eSign előnyei túlmutatnak a sebességen. A rendszer teljes nyomon követhetőséget biztosít, így a HR-menedzserek valós időben nyomon követhetik az egyes dokumentumok előrehaladását. Ez azt jelenti, hogy nincs többé elveszett papírmunka vagy hiányzó aláírások miatti késedelem. Az aláírt dokumentumokat az Infinite Tier 4 szintű adatközpontjában biztonságosan tárolják a hosszú távú jogi archiválás érdekében, biztosítva, hogy szükség esetén mindig hozzáférhetők legyenek.
Az alkalmazottak is profitálnak az egyszerűsített folyamatból. Többé nem kell heteket várniuk arra, hogy megkapják az aláírt munkaszerződésüket. Az Infinite eSign segítségével a teljes folyamat 1-2 nap alatt lezárható, így az új alkalmazottak időben, felesleges késedelem nélkül kezdhetik meg munkájukat. Ez csökkenti a stresszt és gördülékenyebb beilleszkedési élményt teremt.
Az Infinite eSign már bizonyította hatékonyságát a való világ forgatókönyveiben. A Deichmann Románia például sikeresen alkalmazta az Infinite eSignt a HR részlegén. Az aláírási folyamat digitalizálásával és automatizálásával a Deichmann a hetekig tartó késedelmeket 1-2 napos átfutási időre változtatta, biztosítva, hogy az új alkalmazottak időben kezdhessenek, a HR-csapatok megfeleljenek a jogszabályoknak, és minden szerződés biztonságos, nyomon követhető és azonnal hozzáférhető legyen.
Az Infinite eSign rugalmasságának köszönhetően alkalmazkodik a különböző HR-munkafolyamatokhoz. Legyen szó helyszíni, távoli, biometrikus vagy SMS-alapú aláírásról, az Infinite eSign bármely szervezet egyedi igényeihez igazítható. A megoldás eleve biztonságos is, ellenőrzött hozzáféréssel, teljes körű ellenőrzési naplózással és biztonságos hitelesítéssel, ami a legmagasabb szintű adatvédelmet biztosítja.
Az Infinite eSign nem csupán egy aláíró eszköz - hanem egy teljes körű digitális szerződéskezelési megoldás, amely készen áll a gyors bevezetésre. Csak a folyamatok konfigurálását igényli, nem pedig egyéni fejlesztést, így ez egy azonnal használható megoldás, amely egyszerre hatékony és eredményes. Az aláírási folyamat digitalizálásával és automatizálásával az Infinite eSign átalakítja a HR-szerződések kezelését, gyorsabbá, biztonságosabbá és megfelelőbbé teszi azt.
Összefoglalva, az Infinite eSign forradalmi megoldást kínál a hagyományos szerződéskezelés hatékonyságának hiányosságaival küzdő HR-osztályok számára. A fejlett elektronikus aláírások kihasználásával és a jogi megfelelés biztosításával az Infinite eSign megszünteti a papírmunka késedelmét, csökkenti a költségeket és javítja a HR-munkafolyamatok általános hatékonyságát. Bizonyított sikertörténetekkel és rugalmas, biztonságos rendszerrel az Infinite eSign a HR-szerződések kezelésének jövője.