În fiecare zi, întreprinderile schimbă între ele mii de documente - comenzi, facturi, confirmări de livrare sau rapoarte privind stocurile. În modelul tradițional, o mare parte dintre acestea sunt transmise partenerilor de afaceri prin e-mail sau pe hârtie, iar datele sunt introduse manual în sistemele contabile. Acest lucru consumă mult timp, este predispus la erori și este dificil de extins.
Soluția la această problemă este EDI (Electronic Data Interchange), un sistem care automatizează schimbul de date între companii.
Un sistem EDI este o soluție IT care permite transferul automat al documentelor de afaceri între sistemele a două sau mai multe organizații, într-un mod sigur, standardizat și fără intervenții umane.
În practică, aceasta înseamnă că datele dintr-un sistem (de exemplu, ERP-ul unui furnizor) sunt traduse automat într-un format standardizat și transferate în sistemul celeilalte părți (de exemplu, un lanț de magazine, un client sau un partener logistic).
EDI elimină astfel transcrierea manuală a informațiilor, permițând sistemelor să "vorbească" direct între ele.
Procesul începe în sistemul ERP sau de vânzări al uneia dintre companii. Acesta poate fi, de exemplu, o comandă (ORDERS), o factură (INVOIC ), un aviz de livrare (DESADV) sau o chitanță (RECADV).
Datele sunt preluate direct din sistemul sursă și pregătite pentru expediere.
Sistemul EDI convertește documentul în formatul EDI corespunzător care a fost convenit anterior între parteneri (de exemplu, EDIFACT, XML, UBL, ANSI X12, EANCOM).
În acest fel, indiferent de software-ul utilizat de fiecare parte, datele sunt lizibile și în conformitate cu cerințele destinatarului.
Documentul finit ajunge la destinație prin intermediul unui canal de comunicare securizat - de obicei protocoalele AS2, SFTP, HTTPS sau prin rețeaua PEPPOL.
Expedierea poate avea loc direct între sisteme sau prin intermediul unui operator EDI care intermediază transmiterea datelor și asigură monitorizarea expedierilor.
Din partea destinatarului, sistemul EDI primește documentul, verifică corectitudinea structurii și a conținutului și apoi transmite datele mai departe - de exemplu, către un sistem ERP, de depozitare sau financiar.
În cazul în care documentul conține erori (de exemplu, lipsă număr TVA sau format incorect al datei), sistemul generează automat un raport de eroare și respinge fișierul.
În funcție de tipul de mesaj, destinatarul poate trimite automat o confirmare de primire (așa-numitul APERAK sau MDN ).
Sistemul EDI arhivează toate documentele trimise, astfel încât fiecare tranzacție să poată fi reconstituită și trasată cu ușurință.
Imaginați-vă un furnizor care lucrează cu un mare lanț de magazine.
Lanțul de magazine trimite o comandă (ORDERS) prin EDI.
Furnizorul primește automat comanda și generează un aviz de livrare (DESADV).
Odată ce bunurile au fost livrate, acesta emite o factură (INVOIC), care este introdusă imediat în sistemul contabil al destinatarului.
Rețeaua confirmă primirea documentelor și verifică datele - totul se întâmplă automat, fără e-mailuri sau introducere manuală.
În acest fel, ciclul comandă-livrare-factură durează mai degrabă minute decât zile.
Beneficiile implementării EDI sunt multidimensionale:
Automatizarea proceselor - datele circulă între sisteme fără intervenție umană.
Mai puține erori - fiecare informație este verificată și trimisă într-un format standardizat.
Comunicare mai rapidă - documentele ajung la partener imediat ce sunt create.
Costuri de operare mai mici - se elimină documentele pe hârtie, tipărirea și arhivarea.
Relații mai bune cu contrapărțile - companiile care utilizează EDI sunt mai de încredere și mai profesioniste.
Conformitatea cu reglementările - EDI sprijină facturarea electronică și raportarea către autorități (de exemplu, KSeF, ZATCA, EmaraTax).
EDI devine din ce în ce mai mult fundamentul proceselor B2B moderne. Acesta este baza pentru facturarea electronică, fluxul de documente electronice, integrarea lanțului de aprovizionare și soluțiile de automatizare a facturării.
Cu EDI, companiile câștigă nu numai viteză, ci și date în timp real care pot fi analizate și utilizate pentru planificarea operațională.