Începând cu 1 ianuarie 2027, întreprinderile germane cu o cifră de afaceri din anul precedent de peste 800.000 EUR trebuie să emită facturi electronice structurate pentru tranzacțiile B2B interne, iar începând cu 1 ianuarie 2028, această obligație se aplică tuturor întreprinderilor. Legea nu impune un format unic. Aceasta acceptă orice factură care respectă standardul european EN 16931 sau care poate fi extrasă integral în acest format, ceea ce înseamnă, în practică, posibilitatea de a alege între XRechnung, ZUGFeRD și, pentru fluxurile transfrontaliere cu Franța, Factur-X.
Acest ghid explică diferențele dintre XRechnung, ZUGFeRD și Factur-X în ceea ce privește structura, sintaxa, profilurile și acceptarea legală, modul în care acestea se raportează la Peppol BIS Billing 3.0 și la EN 16931, precum și modul în care puteți decide ce format ar trebui să genereze sistemul ERP sau platforma de facturare electronică înainte de termenul limită stabilit de Germania. Acesta este destinat managerilor IT, responsabililor cu conformitatea și directorilor financiari care trebuie să specifice un format, nu doar să recunoască acronimele. Pentru contextul de reglementare mai larg, consultați Ghidul nostru complet privind conformitatea globală în materie de facturare electronică.
Obligația de facturare electronică din Germania, prevăzută de Legea privind oportunitățile de creștere (Wachstumschancengesetz), se aplică treptat. Începând cu 1 ianuarie 2025, fiecare întreprindere cu sediul în Germania trebuie să poată primi facturi electronice structurate pentru livrările B2B interne, iar consimțământul cumpărătorului nu mai este necesar. Până la 31 decembrie 2026, furnizorii pot emite în continuare facturi pe hârtie sau, cu acordul destinatarului, în formate nestructurate, cum ar fi fișierele PDF simple.
Începând cu 1 ianuarie 2027, furnizorii a căror cifră de afaceri totală din anul calendaristic precedent a depășit 800.000 EUR trebuie să emită facturi electronice structurate. Pragul se evaluează la nivelul persoanei juridice, astfel încât cifra de afaceri din 2026 determină dacă o întreprindere intră în sfera de aplicare începând cu prima zi a anului 2027. Începând cu 1 ianuarie 2028, obligația se aplică tuturor celorlalte întreprinderi, iar perioada de tranziție pentru facturile EDI vechi care nu pot fi corelate cu standardul EN 16931 se încheie, de asemenea. Ministerul Federal al Finanțelor (BMF) a respins solicitările de amânare, iar secțiunea de întrebări frecvente a fost actualizată din nou în martie 2026, fără nicio modificare a calendarului.
Anumite facturi rămân în afara sferei de aplicare a obligației: facturile cu valoare mică, de până la 250 EUR brut, biletele de transport de pasageri, livrările scutite în temeiul secțiunii 4, punctele 8–29 din Legea germană privind TVA-ul (UStG), vânzările B2C și tranzacțiile transfrontaliere. Întreprinderile mici (Kleinunternehmer) sunt scutite de obligația de a emite facturi, dar trebuie totuși să poată primi facturi. Pentru toți ceilalți, întrebarea practică este: ce format structurat ar trebui să genereze sistemul ERP, sistemul de facturare sau platforma de facturare electronică?
Legislația germană răspunde la această întrebare doar indirect. Articolul 14 din UStG definește o factură electronică ca fiind o factură emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat care permite prelucrarea electronică și care fie respectă standardul EN 16931, fie este interoperabil cu acesta. XRechnung și ZUGFeRD sunt cele două formate naționale menționate în mod explicit de către BMF ca fiind conforme. Factur-X intră în scenă deoarece este echivalentul francez al ZUGFeRD și unul dintre cele trei formate acceptate în conformitate cu mandatul Franței, care se aplică primirii facturilor pentru toate întreprinderile franceze începând cu 1 septembrie 2026.
EN 16931 este standardul european pentru modelul semantic de date al unei facturi electronice de bază. Acesta definește aproximativ 160 de termeni de afaceri (BT) grupați în grupuri de afaceri (BG), precum vânzător, cumpărător, defalcarea TVA-ului și linia de factură, împreună cu regulile de afaceri pe care trebuie să le îndeplinească orice factură conformă. Standardul este neutru din punct de vedere sintactic: aceeași factură semantică poate fi exprimată în format XML UBL 2.1 sau în format XML UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Restricțiile naționale sau specifice unui sector ale modelului se numesc Specificații de utilizare a facturii de bază (CIUS). O CIUS poate transforma elementele opționale în obligatorii sau poate interzice anumite elemente, dar nu poate adăuga elemente noi. Extensiile, în schimb, adaugă elemente dincolo de nucleu. XRechnung este un CIUS. Profilul EN 16931 al ZUGFeRD este o implementare directă a modelului de bază, profilul său BASIC este un subset, iar profilul său EXTENDED este o extensie.
Standardul a fost revizuit în 2026. CEN a aprobat EN 16931-1:2026, textul definitiv fiind publicat în martie 2026, pentru a extinde modelul de la orientarea sa inițială către tranzacțiile B2G către tranzacțiile complexe B2B și cerințele de raportare digitală pe care ViDA le va introduce pentru comerțul intra-UE începând cu 2030. Implementările existente își păstrează valabilitatea juridică pe durata perioadei de tranziție, dar editorii de formate își aliniază deja versiunile la noul text. Prezentăm revizuirea în detaliu în articolul „EN 16931 Explained”.
XRechnung este CIUS-ul german al standardului EN 16931, dezvoltat și întreținut de KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), biroul de coordonare pentru standarde IT găzduit de Orașul Hanseatic Liber Bremen. Acesta există în două sintaxe, UBL 2.1 și CII, ambele fiind la fel de valabile. KoSIT publică noi versiuni de două ori pe an, cu intrare în vigoare la 1 februarie și 1 august, împreună cu un validator și reguli Schematron. Versiunea principală actuală este XRechnung 3.0, pachetul 3.0.2 beneficiind de o versiune de remediere a erorilor din 31 august 2026, care a actualizat validatorul și artefactele CEN fără a modifica standardul în sine.
XRechnung este standardul desemnat pentru facturile destinate sectorului public german. Conform regulamentului federal E-Rechnungsverordnung, furnizorii au obligația de a transmite facturi electronice pentru contractele directe federale cu o valoare netă de cel puțin 1.000 EUR începând cu 27 noiembrie 2020, iar portalul federal de facturare electronică acceptă și alte formate conforme cu EN 16931, precum ZUGFeRD începând cu versiunea 2.2.0, cu condiția ca acestea să conțină câmpurile obligatorii la nivel federal. Landurile aplică propriile reguli B2G. Formatul adaugă reguli de afaceri germane pe lângă modelul de bază. Cea mai cunoscută este Leitweg-ID, un identificator de rutare pe care cumpărătorul din sectorul public îl furnizează și pe care furnizorul trebuie să îl introducă în câmpul „BuyerReference”. Alte reguli naționale se referă la sistemele de identificare pentru părțile germane, la datele reprezentantului fiscal și la restricțiile privind anumite elemente opționale din standardul EN 16931.
Organismele federale primesc facturi electronice prin portalul de depunere OZG-RE, care a preluat fostul ZRE în septembrie 2025, prin e-mail sau prin rețeaua Peppol. Începând cu setul de reguli naționale Peppol din Germania din februarie 2025, o factură Peppol BIS Billing 3.0 în format UBL este tratată ca având un conținut echivalent cu o XRechnung pentru destinatarii federali, ceea ce este important pentru furnizorii străini care operează deja pe Peppol. Rețineți că BIS Billing 3.0 acceptă exclusiv formatul UBL, astfel încât o factură CII XRechnung nu poate fi trimisă prin acest canal.
În cazul tranzacțiilor B2B, XRechnung este pur și simplu unul dintre formatele acceptate conform standardului EN 16931. Avantajul său este precizia: nu este necesară reconcilierea unui fișier PDF, validatorul este gratuit și are autoritate, iar varianta UBL se transmite nativ prin Peppol. Dezavantajul său este că fișierul nu poate fi citit de către oameni fără un vizualizator, ceea ce încă îi neliniștește pe membrii echipelor de conturi de plătit, obișnuiți să deschidă fișiere PDF.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) este publicat de FeRD, forumul german de facturare electronică, împreună cu FNFE-MPE din Franța. O factură ZUGFeRD este un document PDF/A-3 cu un fișier XML încorporat în sintaxa UN/CEFACT CII. Cititorul vede o imagine familiară a facturii; sistemul contabil citește fișierul XML. Versiunea actuală este ZUGFeRD 2.5, publicată la 10 iunie 2026, care a actualizat listele de coduri și elementele de validare la cea mai recentă versiune a listei de coduri EN 16931 și a adăugat elemente ale profilului EXTENDED în anticiparea standardului revizuit EN 16931-1. O rectificare tehnică, ZUGFeRD 2.5.2, a urmat la 4 august 2026 și se aplică începând cu 1 septembrie 2026. FeRD își propune acum să publice o actualizare la scurt timp după fiecare versiune semestrială a listei de coduri a UE, suportul pentru facturile brute fiind planificat pentru o versiune ulterioară.
ZUGFeRD definește profiluri cu un nivel crescut de detaliere a datelor:
| Profil | Conținut | Se califică drept factură electronică conform legislației germane privind TVA-ul? |
|---|---|---|
| MINIM | Doar totalurile din antet, fără detalii pe rânduri sau defalcarea TVA-ului | Nu. Lipsesc informațiile obligatorii privind TVA-ul. |
| WL DE BAZĂ | Antet și defalcare TVA, fără poziții de linie | Nu. Lipsesc informațiile obligatorii la nivel de linie. |
| BASIC | Subset al standardului EN 16931 cu elemente de linie | Da (începând cu versiunea 2.0.1). |
| EN 16931 (anterior COMFORT) | Factură de bază completă conform EN 16931 | Da. Profilul B2B recomandat. |
| EXTINS | EN 16931 plus elemente suplimentare pentru sectoare complexe | Da, deși este posibil ca destinatarii să nu poată procesa extensiile. |
| XRECHNUNG (profil de referință) | CII XML conform cu XRechnung CIUS | Da. Potrivit pentru destinatarii din sectorul public german. |
Distincția între profiluri este punctul în care multe implementări eșuează. Un fișier PDF generat de un software de facturare în profilul MINIMUM arată ca o factură conformă cu standardul ZUGFeRD, dar din punct de vedere legal este o „altă factură” (sonstige Rechnung), ceea ce înseamnă că furnizorul nu și-a îndeplinit obligația de emitere, iar destinatarul o poate refuza. Echipele responsabile cu conformitatea ar trebui să verifice ce profil generează în mod implicit sistemul ERP sau sistemul de gestionare a ieșirilor și să îl fixeze la EN 16931 sau la un nivel superior.
Scrisoarea BMF din 15 octombrie 2025, care a urmat primei scrisori din 15 octombrie 2024 și a modificat decretul de aplicare a TVA-ului, a clarificat un alt aspect: într-o factură hibridă, fișierul XML structurat este partea principală. Dacă imaginea PDF prezintă un conținut diferit de cel din fișierul XML, documentul poate fi tratat ca o factură suplimentară, existând riscul ca TVA-ul să fie datorat de două ori, în conformitate cu secțiunea 14c din UStG. TVA-ul deductibil trebuie preluat din fișierul XML. Consecința operațională este că fișierul PDF și fișierul XML trebuie generate din același set de date, niciodată din două procese separate.
Factur-X este denumirea franceză a specificației ZUGFeRD. Cele două foruri publică fiecare versiune în comun, astfel încât ZUGFeRD 2.5 corespunde cu Factur-X 1.09, iar ZUGFeRD 2.5.2 corespunde cu Factur-X 1.09.2. Schema XML, profilele și fișierele de validare sunt identice; doar denumirea diferă. Începând cu Factur-X 1.0, formatul s-a bazat pe PDF/A-3 cu CII XML, iar versiunile din 2026 sunt construite pe UN/CEFACT CII D22B, rămânând în același timp compatibile cu versiunile anterioare D16B.
Factur-X este important pentru companiile germane din cauza Franței. Începând cu 1 septembrie 2026, fiecare întreprindere cu sediul în Franța trebuie să poată primi facturi electronice prin intermediul unei platforme acreditate (plateforme agréée), iar companiile mari și mijlocii trebuie să le emită deja; IMM-urile vor urma la 1 septembrie 2027. Reglementarea franceză acceptă trei formate: Factur-X, UBL 2.1 și CII. Un grup cu entități în ambele țări poate, prin urmare, să standardizeze un singur format hibrid de ieșire și să rămână conform cu reglementările de ambele părți ale frontierei, atâta timp cât profilul, listele de coduri și rutarea prin platformă respectă regulile fiecărei țări. Articolul nostru privind facturarea electronică în Franța după intrarea în vigoare a reglementării prezintă în detaliu aspectele specifice Franței.
O diferență de reținut este cea legată de guvernanță. În Germania nu există o platformă centrală de compensare pentru tranzacțiile B2B interne: facturile circulă direct între partenerii comerciali prin e-mail, Peppol sau portal. În Franța, fiecare factură B2B trece printr-o platformă acreditată care extrage, de asemenea, date de raportare electronică pentru autoritatea fiscală. Prin urmare, același fișier Factur-X se confruntă cu o barieră tehnică mai strictă în Franța decât în Germania.
| Criteriu | XRechnung | ZUGFeRD | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Editor | KoSIT (Germania) | FeRD (Germania) cu FNFE-MPE | FNFE-MPE (Franța) cu FeRD |
| Structură | XML pur | PDF/A-3 cu XML încorporat | PDF/A-3 cu XML încorporat |
| Sintaxă | UBL 2.1 sau CII | Doar CII | Numai CII |
| Relația cu EN 16931 | CIUS (restricție) | Profiluri de la subansamblu la extensie | Identic cu ZUGFeRD |
| Versiunea actuală | 3.0.2 (pachet de remedieri de erori din 31 august 2026) | 2.5.2 (se aplică începând cu 1 septembrie 2026) | 1.09.2 (se aplică începând cu 1 septembrie 2026) |
| Lectibil pentru om | Nu, este necesar un vizualizator | Da, prin intermediul stratului PDF | Da, prin stratul PDF |
| German B2G | Standard desemnat pentru autoritățile publice | Acceptat de portalul federal începând cu versiunea 2.2.0 cu Leitweg-ID; se recomandă profilul de referință XRECHNUNG | Nu se utilizează |
| German B2B | Conform | Conform cu BASIC, EN 16931, EXTENDED | Conform (aceleași profiluri) |
| B2B francez | Fără denumire; UBL 2.1 și CII sunt acceptate ca sintaxe | Acceptat ca Factur-X | Unul dintre cele trei formate obligatorii |
| Transport Peppol | Varianta UBL circulă ca BIS Billing 3.0 | Necesită o specificație Peppol pentru documente hibride sau conversia în UBL | La fel ca ZUGFeRD |
Peppol BIS Billing 3.0 este în sine un CIUS conform EN 16931, exprimat în UBL 2.1 și utilizat ca specificație implicită pentru facturi în rețeaua Peppol. Nu este un concurent al XRechnung, ci mai degrabă o variantă alternativă de prezentare a aceluiași conținut semantic. Autoritățile federale germane îl acceptă, Belgia și-a construit mandatul B2B pe baza acestuia, iar viitorul mandat al Emiratelor Arabe Unite utilizează o variantă Peppol PINT. Pentru un grup care utilizează deja Peppol pentru Belgia, țările nordice sau țările din Golf, generarea XRechnung în format UBL pentru Germania reprezintă un mic pas suplimentar, iar punctul de acces se ocupă de rutare. Ghidul nostru privind alegerea unui furnizor de punct de acces Peppol enumeră criteriile relevante.
Formatele hibride nu se integrează la fel de bine în rețeaua Peppol. Rețeaua schimbă documente comerciale în format XML, astfel încât un PDF ZUGFeRD sau Factur-X trebuie fie transportat conform unei specificații specifice de document, fie convertit în UBL la punctul de acces al expeditorului. Acesta este unul dintre motivele pentru care multe companii germane intenționează să trimită XRechnung prin Peppol către partenerii comerciali conectați la rețea și ZUGFeRD prin e-mail către cei care nu sunt conectați.
Furnizorii mari ai clienților germani din comerțul cu amănuntul, industria auto și logistică schimbă mesaje EDIFACT INVOIC de zeci de ani. BMF a confirmat că procedurile EDI rămân permise, cu condiția ca informațiile solicitate în conformitate cu secțiunile 14 și 14a din UStG să poată fi extrase corect și complet într-un format care respectă standardul EN 16931 sau este interoperabil cu acesta. Până la 31 decembrie 2027, chiar și formatele EDI vechi care nu pot fi mapate pot fi utilizate în continuare, cu acordul destinatarului. După această dată, fiecare factură EDI trebuie să îndeplinească criteriile de extragere.
În practică, aceasta înseamnă maparea EDIFACT INVOIC la modelul semantic EN 16931 și demonstrarea acestui lucru printr-o conversie documentată. Aceasta nu înseamnă renunțarea la EDI. Companiile care utilizează ambele canale au nevoie de un furnizor care să valideze fluxurile EDI și EN 16931 în conformitate cu aceleași reguli, aspect pe care îl discutăm în articolul „Facturarea EDI vs. facturarea electronică”.
Scrisoarea BMF din octombrie 2025 a introdus o clasificare pe trei niveluri a erorilor, pe care orice implementare ar trebui să o reflecte. Erorile de format reprezintă încălcări ale sintaxei EN 16931 (UBL sau CII). O factură cu o eroare de format nu este deloc o factură electronică, astfel încât obligația de emitere nu este îndeplinită. Erorile de reguli de afaceri reprezintă încălcări ale regulilor de plauzibilitate din standardul EN 16931; acestea au relevanță pentru TVA numai dacă sunt afectate elementele obligatorii ale conținutului. Erorile de conținut constau în detalii obligatorii privind TVA-ul care sunt greșite sau lipsesc, cum ar fi cota de impozitare sau descrierea prestației, și, în general, blochează deducerea TVA-ului prelevat de către destinatar, chiar dacă fișierul este validat din punct de vedere tehnic.
BMF recomandă cu tărie validarea automată și sfătuiește păstrarea rapoartelor de validare. Se poate avea încredere într-un rezultat corect din punct de vedere tehnic dacă destinatarul a acționat cu diligența necesară, dar acesta nu înlocuiește verificarea conținutului. Corecțiile trebuie emise la rândul lor ca facturi electronice care fac referire la original. Pentru furnizori, o factură respinsă sau incorectă începând cu anul 2027 nu reprezintă doar un inconvenient administrativ; aceasta întârzie încasarea de către client și plata către furnizor, iar încălcarea obligațiilor de facturare poate fi sancționată cu amenzi de până la 5.000 EUR, în conformitate cu articolul 26a din UStG.
Indiferent de formatul ales, fișierul XML structurat reprezintă originalul care trebuie păstrat. A patra Lege privind reducerea birocrației a scurtat perioada de păstrare a facturilor și a documentelor contabile de la zece la opt ani, cu efect de la 1 ianuarie 2025 (cu un an mai târziu pentru entitățile supravegheate de BaFin), în timp ce registrele contabile și situațiile financiare anuale rămân la zece ani. Scrisoarea BMF clarifică faptul că cel puțin partea structurată trebuie stocată fără modificări; o simplă redare în format PDF nu este suficientă, iar principiile GoBD privind autenticitatea, integritatea și lizibilitatea continuă să se aplice. În cazul facturilor hibride, arhivați containerul PDF/A-3 complet, astfel încât fișierul XML încorporat și echivalentul său vizual să rămână împreună.
Nu există un singur răspuns corect, dar decizia depinde, de obicei, de destinatar, de canalul de comunicare și de mediul ERP. Următoarele întrebări rezolvă majoritatea cazurilor:
Infinite IT Solutions generează și validează facturi în formatele XRechnung, ZUGFeRD și Factur-X dintr-o singură integrare ERP, le transmite prin Peppol, e-mail sau portal și menține versiunile de format actualizate prin intermediul instrumentului său Compliance Tracker. Detalii despre serviciul din Germania sunt disponibile pe pagina noastră dedicată facturării electronice în Germania.
XRechnung, ZUGFeRD și Factur-X sunt trei variante ale aceluiași model semantic european. XRechnung este în format XML pur și reprezintă formatul implicit pentru autoritățile publice germane; ZUGFeRD încorporează XML-ul CII într-un fișier PDF/A-3 pentru o mai bună lizibilitate; Factur-X este denumirea franceză a ZUGFeRD și unul dintre formatele obligatorii din Franța. Toate cele trei sunt conforme cu cerințele de facturare B2B din Germania începând cu 1 ianuarie 2027, cu condiția ca profilul să fie EN 16931 sau o versiune superioară, ca fișierele XML și PDF să fie consecvente, ca fișierul să fie validat în raport cu artefactele actuale și ca originalul structurat să fie arhivat timp de opt ani.
Având în vedere că mai sunt doar două luni până la intrarea în vigoare a obligației de emitere a facturilor pentru întreprinderile care depășesc pragul de 800.000 EUR, decizia privind formatul ar trebui să fie deja luată și testată împreună cu cei mai mari clienți ai dumneavoastră. Dacă nu este cazul sau dacă grupul dumneavoastră trebuie să deservească piețele din Germania, Franța și alte țări cu cerințe specifice de pe o singură platformă, contactați Infinite IT Solutions pentru a discuta o strategie privind formatele conforme și un plan de integrare.
XRechnung este un standard de factură electronică exclusiv în format XML (UBL 2.1 sau CII) gestionat de KoSIT și standardul desemnat pentru facturile destinate autorităților publice germane. ZUGFeRD este un format hibrid care încorporează XML CII într-un fișier PDF/A-3, astfel încât factura să fie lizibilă atât pentru mașini, cât și pentru oameni. Ambele sunt conforme cu standardul EN 16931 și sunt acceptate pentru facturarea electronică B2B în Germania.
Da. Factur-X și ZUGFeRD sunt aceeași specificație tehnică publicată în comun de FNFE-MPE din Franța și FeRD din Germania; ZUGFeRD 2.5 corespunde cu Factur-X 1.09. Factur-X este unul dintre cele trei formate acceptate în cadrul mandatului francez privind facturarea electronică, alături de UBL 2.1 și CII.
Profilele BASIC, EN 16931 (denumit anterior COMFORT) și EXTENDED, precum și profilul de referință XRECHNUNG, sunt considerate facturi electronice în conformitate cu legislația germană privind TVA-ul, începând cu versiunea 2.0.1 a ZUGFeRD. Profilele MINIMUM și BASIC WL nu se încadrează, deoarece omit informațiile obligatorii privind TVA-ul și detaliile fiecărei poziții.
Primirea facturilor electronice structurate este obligatorie pentru toate întreprinderile germane începând cu 1 ianuarie 2025. Emiterea acestora devine obligatorie la 1 ianuarie 2027 pentru întreprinderile a căror cifră de afaceri din anul precedent a depășit 800.000 EUR și la 1 ianuarie 2028 pentru toate celelalte întreprinderi, cu excepții limitate, cum ar fi facturile de până la 250 EUR și anumite livrări scutite de impozit.