Accounts Payable Automation

A szállítói számlák (AP) automatizálása olyan szoftver, amely a bejövő számlát a beérkezéstől a könyvelésig kezeli: adatrögzítés, költségkódolás, jóváhagyás és átadás az ERP-nek. Az Infinite AP Hub ezt a folyamatot automatizálja a nemzeti e-számlázási platformokról érkező e-számlák esetében, így a számlák egyetlen rendszeren mennek át teljes audit naplóval, e-mailek és táblázatok helyett.

Az AP Hub az Infinite Global eInvoicing Platform szállítói számlákat kezelő modulja. Minden bejövő számlát a kézbesítés pillanatában átvesz, végigvezet a költségkódoláson (költségnem, költséghely és projekt), az összeghatár alapú jóváhagyáson és a könyvelési ellenőrzésen, majd könyvelésre kész tételként továbbítja az ERP-be. A kézbesítés és a jóváhagyási folyamat egy szolgáltatótól érkezik.

A kötelező e-számlázás azt szabványosítja, hogyan érkeznek a számlák, azt nem, hogyan hagyják jóvá őket. A kézbesítés után valakinek továbbra is kódolnia kell a költséget, jóvá kell hagynia a kiadást, és könyvelés előtt ellenőriznie kell a számlát. Automatizálás nélkül ez e-mailben történik, ami késlelteti a havi zárást, és nem hagy audit nyomot. Az AP Hub a kézbesítés és a könyvelés közötti minden lépést automatizálja.

Igen. Az AP Hub REST API-n, fájlcserén vagy EDI-n keresztül csatlakozik a meglévő ERP- és könyvelési rendszerekhez, így nem kell lecserélni az ERP-t. Az Infinite integrációs tapasztalattal rendelkezik SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, IFS, Comarch és más rendszerekkel. A pontos terjedelmet az ERP-verzió interfészeinek rövid áttekintése után erősítjük meg.

Az AP Hub költséghelyenkénti vagy projektenkénti összeghatárokkal rendelkező jóváhagyási mátrixot használ. Ha egy számla meghaladja egy vezető limitjét, automatikusan a szükséges jogosultsággal rendelkező személyhez kerül. A többszintű jóváhagyás, a helyettesítés, a határidők és a mobil jóváhagyás alapfunkció, és minden döntés bekerül az audit naplóba.

Igen. A strukturált e-számlák feldolgozása közvetlenül az XML-adatokból történik, OCR nélkül, így semmit sem kell újragépelni, és nincs félreolvasás. A PDF és szkennelt számlákat, például külföldi szállítóktól, OCR olvassa be, és ugyanazon a kódolási és jóváhagyási folyamaton mennek végig.

A szabványos AP Hub folyamat hetek, nem negyedévek alatt indul el. A pontos ütemterv a vállalatok számától, a költséghely- és projekttörzsek állapotától, valamint az ERP-integrációtól függ. A legtöbb vállalat egy vállalatnál vagy költségterületen induló pilottal kezd, és az Infinite egy felmérő workshop után részletes tervet készít.

Az AP Hub az Infinite európai privát felhőjében fut, opcionális tartalék példánnyal az Egyesült Arab Emírségekben. A hozzáférés szerepkör alapú, aki kódolja a számlát, az nem hagyhatja jóvá, és a dokumentumon végzett minden művelet naplózásra kerül, és nem módosítható észrevétlenül.

Az AP Hub olyan közép- és nagyvállalatoknak készült, amelyek havonta több száztól több tízezerig terjedő bejövő számlát dolgoznak fel, sok költséghellyel, telephellyel vagy projekttel. Kiskereskedelmi, FMCG, gyártó, logisztikai és építőipari vállalatoknak, valamint szolgáltató központoknak ideális, különösen a több, kötelező e-számlázást alkalmazó országban működő csoportoknak.