EDI - Elektronikus adatcsere a logisztikában

A logisztikai iparban a pontosság, az idő és a megbízhatóság számít. Minden késés, elírás vagy rosszul továbbított dokumentum leállást, többletköltségeket vagy elveszett ügyfeleket jelenthet. Ezért egyre több szállítmányozási, raktározási és gyártási vállalat alkalmazza az EDI-t (Electronic Data Interchange ), egy olyan elektronikus adatcsere-rendszert, amely automatizálja a kommunikációt az ellátási láncban.

Mi az EDI a logisztikában?

Az EDI, vagyis az elektronikus adatcsere olyan technológia, amely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok automatikus továbbítását a kereskedelmi partnerek informatikai rendszerei között - emberi beavatkozás nélkül.

A logisztikában az EDI összeköti a gyártókat, a szállítókat, az elosztóközpontokat, a fuvarozókat, a raktárakat és a kiskereskedelmi láncokat. Ennek eredményeképpen a megrendelésekre, szállításokra vagy szállítási állapotokra vonatkozó adatok valós időben áramlanak a folyamat valamennyi résztvevője között.

A logisztikában használt tipikus EDI-dokumentumok a következők:

• ORDERS - vevői megrendelés,

• DESADV - szállítási értesítés (információ arról, hogy az árukat elküldték),

• RECADV - az áru átvételének visszaigazolása,

• INVOIC - elektronikus számla,

• IFTMIN - szállítási utasítás vagy szállítási megbízás,

• IFTSTA - a szállítmány állapota a szállítás során,

• INVRPT - leltárjelentés.

Hogyan működik az EDI a logisztikában

Tegyük fel, hogy egy kiskereskedelmi lánc megrendeli a termékeket a beszállítójától.

1. A kiskereskedelmi lánc ERP rendszere létrehoz egy ORDERS dokumentumot, és azt automatikusan elküldi a szállítónak EDI-n keresztül.

2. A szállító megerősíti a megrendelést, és DESADV-t, azaz szállítási értesítést küld - információt arról, hogy milyen árut, milyen mennyiségben és mikor fognak szállítani.

3. Amint az árukat leszállították, a raktár RECADV-t - átvételi visszaigazolást - küld.

4. A szállító ezután INVOIC-ot, azaz számlát állít ki, amely automatikusan bekerül a címzett számviteli rendszerébe.

5. Eközben a szállító EDI-n keresztül IFTSTA üzeneteket küld, amelyek jelzik a szállítmány állapotát (pl. berakodás, úton, kézbesítve).

Ez az egész folyamat a háttérben zajlik - automatikusan, e-mailek, PDF-ek vagy az adatok kézi átírása nélkül.

Miért olyan fontos az EDI a logisztikában

A logisztikában a pontosság, a gyorsaság és a kiszámíthatóság kulcsfontosságú.
Az EDI lehetővé teszi, hogy mindezen célokat egyszerre érje el.

1. A dokumentum-munkafolyamatok automatizálása

Több száz e-mail és csatolmány cseréje helyett a vállalatok közvetlenül az ERP-, TMS- és WMS-rendszerek között küldenek adatokat.
A dokumentumok másodpercek, nem pedig órák alatt kerülnek a megfelelő helyre.

2. kevesebb hiba és reklamáció

Az EDI kiküszöböli az adatok kézi átírását - minden egyes információ szabványosított formátumban kerül elküldésre.
Ez kevesebb hibát jelent a tételszámok, szállítási dátumok vagy árumennyiségek tekintetében.

3. Jobb átláthatóság az ellátási láncban

Az EDI-rendszerek valós időben továbbítják az adatokat.
A vállalatok nyomon követhetik a szállítmányok állapotát, figyelemmel kísérhetik a szállításokat, és azonnal reagálhatnak, ha valami baj van.

4. Alacsonyabb működési költségek

A megtakarítás nemcsak az automatizálásból, hanem a kevesebb papírmunkából, a rövidebb feldolgozási időből és a kevesebb hibából is adódik.

5. Megfelelés az előírásoknak és a partneri követelményeknek

Egyre több nagy kiskereskedelmi lánc, logisztikai szolgáltató és vámhivatal követeli meg az EDI formátumú kommunikációt.
Ez lehetővé teszi a vállalatok számára a szerződéses követelmények teljesítését és a költséges formai hibák elkerülését.

EDI a raktározásban és a szállításban

A raktárakban az EDI-t a beérkezések, kiadások, készletek és visszáru adatainak automatikus továbbítására használják.
Az olyan üzenetek, mint az INVRPT vagy a DESADV lehetővé teszik a raktárkészletek szinkronizálását a vevői és fuvarozói rendszerekkel.

A szállításban az EDI támogatja a TMS (Transport Management System) rendszerekkel való integrációt, és lehetővé teszi a szállítási útvonal teljes átláthatóságát.
Az IFTSTA üzenetekkel a vállalatok valós időben nyomon követhetik, hogy hol van egy szállítmány, mikor vették fel és mikor szállították le.

Gyakorlati példa

Képzeljünk el egy logisztikai szolgáltatót, aki több raktárat üzemeltet egy nagy kiskereskedelmi lánc számára.
Az EDI lehetővé teszi számára, hogy:

• automatikusan fogadjon megrendeléseket a láncból,

• a szállítási adatok továbbítása a WMS-be,

• feladási értesítőket és raktárállapot-jelentéseket generáljon,

• számlák kiállítása a könyvelés bevonása nélkül,

• és valós időben jelentsen az ügyfélnek a szállítás állapotáról.

Az eredmény rövidebb szállítási idő, kevesebb hiba és reklamáció, és a vállalat több megrendelést tud kezelni anélkül, hogy növelné a csapatát.

Hogyan lehet az EDI-t bevezetni a logisztikában

Az EDI bevezetésének folyamata a logisztikai ágazatban több lépésből áll:

1. Folyamat- és dokumentumelemzés - annak meghatározása, hogy mely üzeneteket kell kicserélni (pl. ORDERS, DESADV, RECADV).

2. Az EDI-partnerek kiválasztása - beszállítók, ügyfelek, üzemeltetők, akikkel az integrációra sor kerül.

3. Integráció ERP, WMS, TMS rendszerekkel - automatikus adatátvitel a háttérben.

4. Adattesztelés és -érvényesítés - a formátumok és a folyamatokvalidálása.

5. Gyártásindítás - az adatcsere teljes automatizálása.

A modern platformoknak (mint például az Infinite EDI) köszönhetően a megvalósítás néhány hét alatt elvégezhető, anélkül, hogy teljes IT-csapatokat kellene bevonni.

Infinite EDI - automatizálás a logisztikában

Az Infinite több mint 20 éve támogatja a logisztikai és gyártó vállalatokat üzleti folyamataik digitalizálásában.
Az Infinite EDI platformja lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos és teljesen automatizált cseréjét az ERP, WMS, TMS és CRM rendszerek között.

Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy:

• a rendelési és szállítási adatok automatikus továbbítását,

• a szállítmányok állapotának valós idejű nyomon követése

• elektronikus számlák kiállítása és fogadása,

• integrálni az e-számlázási rendszerekkel (pl. KSeF),

• és a nemzetközi szabványoknak (EDIFACT, EANCOM, XML) való megfelelés fenntartása.

Összefoglaló

A logisztikában minden perc számít.
Az EDI lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy gyorsabban, pontosabban és olcsóbban cseréljenek adatokat - kiküszöbölve a papírt, a hibákat és a késedelmeket.
Az EDI-alapú automatizálással a logisztikai vállalatok teljes ellenőrzést szereznek a folyamatok felett, jobb kommunikációt a partnerekkel, és felkészülnek az ellátási lánc digitális jövőjére.