Hogyan nyissunk meg egy EDI fájlt

Az EDI-fájlok a vállalatok közötti elektronikus adatcsere alapvető részét képezik. Ezeket automatikusan küldik az informatikai rendszerek között, így a legtöbb felhasználónak soha nem kell manuálisan megnyitnia őket.
Vannak azonban olyan esetek, amikor szükség van egy ilyen fájl tartalmának megtekintésére - például adatok ellenőrzése, hibaelemzés vagy egy dokumentum helyességének ellenőrzése céljából.
Hogyan lehet tehát megnyitni egy EDI-fájlt, és mi van benne valójában?

Mi az az EDI-fájl?

Az EDI (elektronikus adatcsere) az üzleti dokumentumok - például számlák, megrendelések vagy szállítólevelek - olyan formátumban történő elküldésének szabványosított módja, amelyet az informatikai rendszerek megértenek.
A PDF- vagy Excel-fájlok helyett a vállalatok szöveges fájlokat cserélnek egymás között olyan formátumban, amely számítógép által olvasható módon leírt adatokat tartalmaz.

A tipikus EDI-fájlkiterjesztések a következők:

• .edi

• .edifact

• .xml

• .x12

• .ubl

• .csv (egyszerűsített integrációkban)

A fájlban egy adott szabvány (pl. EDIFACT, ANSI X12, XML/UBL vagy EANCOM) szerint szervezett adatok találhatók.

Hogyan néz ki egy EDI-fájl?

Első pillantásra egy EDI-fájl érthetetlennek tűnhet - tiszta szöveg, szegmentációval és mezőkódokkal.
Íme egy példa egy EDIFACT szabványos fájl kivonatára:

Minden sor (szegmensként ismert) a számla vagy a megrendelés egy adott elemét jelöli - a bizonylat számát, dátumot, vevő adatait, tételt, mennyiséget, árat stb.
Az ember számára ez egy meglehetősen technikai jelölés, de az EDI-rendszerek számára teljesen érthető.

Hogyan nyithatok meg egy EDI-fájlt?

Többféleképpen is lehet, attól függően, hogy mit szeretne csinálni a fájllal:

1. a fájl előnézetének megtekintése (a nyers adatok olvasása)

A legegyszerűbb módja a fájl megnyitása egy közönséges szövegszerkesztővel, pl:

• Jegyzettömb (Windows),

• Notepad++,

• Visual Studio Code,

• Sublime Text.

Az EDI-fájl tiszta szöveg - nincs benne formázás vagy grafika. Egyszerűen csak nyissa meg "szöveg" módban, hogy láthassa az adatsegmenseket.
Ez a mód jól működik, ha csak a tartalom előnézetét szeretné megnézni vagy bizonyos értékeket keresni.

2. A fájl megnyitása az EDI-megjelenítő programban.

A kényelmesebb olvasáshoz dedikált EDI nézők (EDI Viewer) használhatók.
Az ilyen eszközök értelmezik az EDIFACT/X12 kódokat, és az adatokat olvasható táblázat vagy dokumentum formátumban mutatják be.
A népszerű programok közé tartoznak a következők:

• Seeburger EDI Viewer,

• iCEDQ EDI File Viewer,

• Stylus Studio,

• BOTS Open Source EDI,

• Infinite EDI Portal - egy felhőalapú megoldás, amely automatikusan átalakítja az EDI-fájlokat olvasható jelentésekké és PDF-ekké.

Ezekben az eszközökben a felhasználó már látja a dokumentum logikai felépítését - számlaszám, vállalkozói adatok, tétellista, összegek stb.

EDI-fájl átalakítása más formátumba

Ha egy EDI-fájlt olyan formátumba szeretne konvertálni, amely könnyen megnyitható Excelben vagy PDF-ben, akkor úgynevezett EDI-konvertálókat használhat.
Ezek olyan alkalmazások vagy platformmodulok, amelyek az adatokat EDI-formátumból lefordítják a következő formátumokba:

• CSV vagy XLSX (Excel számára),

• XML (ERP-integrációhoz),

• PDF (a dokumentum vizuális változatához).

Ilyen funkciót kínál többek között az Infinite EDI platform, amely lehetővé teszi az EDI-üzenetek egyetlen kattintással történő átalakítását jelentésekké és vizuális számlákká.

Mit tegyek, ha egy EDI-fájl nem nyílik meg?

Ha a fájl megnyitásakor úgy néz ki, mint egy "érthetetlen karakterlánc" (pl. furcsa szimbólumok a betűk helyett), akkor valószínűleg rossz karakterkódolást használtak.
Próbálja meg megnyitni a fájlt a Notepad++ programban, és változtassa meg a kódolást UTF-8-ra vagy ANSI-re.
Egyes esetekben az EDI-fájl titkosítva is lehet (pl. az AS2 vagy S/MIME protokollal) - ebben az esetben először egy olyan EDI-rendszerben kell visszafejteni, amely támogatja ezt.

Bárki megnyithat egy EDI-fájlt?

Technikailag - igen. A gyakorlatban - nem mindig fogja érteni a tartalmát.
Az EDI formátumot elsősorban a rendszerek közötti adatcserére tervezték, így az értelmezéshez megfelelő szótárakra és adattérképekre van szükség.
Ezért a legtöbb vállalatnál az EDI-fájlokat az informatikai osztály vagy az EDI-rendszer üzemeltetője kezeli, a végfelhasználók pedig már feldolgozott adatokkal dolgoznak - ERP-ben, Excelben vagy PDF-ben.

Hogyan segíti az Infinite az EDI-fájlokkal való munkát?

Az Infinite EDI platformja nemcsak az EDI-üzenetek küldését és fogadását teszi lehetővé, hanem azok olvasását, konvertálását és elemzését is.
A felhasználók:

• EDI-fájlokat olvasható jelentések formájában megnyitni,

• automatikusan lefordítani az adatokat XML, CSV vagy PDF formátumba,

• ellenőrizhetik a dokumentumszerkezet helyességét (validálás),

• és valós időben nyomon követhetik a szállítási státuszt.

Ezáltal még az informatikával nem foglalkozó munkatársak számára is egyszerűvé válik az EDI-dokumentumokkal való munka - a kódok és szabványok ismerete nélkül.

Összefoglaló

Az EDI-fájlok a modern, gyors, biztonságos és teljesen automatikus üzleti kommunikáció alapját képezik.
Bár kívülről úgy néznek ki, mint egy "karaktersorozat", valójában kulcsfontosságú üzleti adatokat tartalmaznak.
Olvasásukhoz mindössze egy egyszerű szövegszerkesztőre vagy egy speciális EDI-megjelenítőre van szükség - és ideális esetben a vállalatnak olyan professzionális platformot kell használnia, amely ezeket az adatokat olvasható jelentésekké és dokumentumokká fordítja.

Az Infinite EDI pontosan ezt teszi - automatikusan, a háttérben, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy ne a fájlokra, hanem az üzletre koncentráljanak.