Transformați gestionarea contractelor HR cu Infinite eSign

Descoperiți cum Infinite eSign poate elimina întârzierile în ceea ce privește documentele și poate eficientiza gestionarea contractelor de resurse umane cu ajutorul semnăturilor digitale avansate.

Provocările gestionării tradiționale a contractelor de resurse umane

Gestionarea contractelor de muncă în marile lanțuri de retail a fost mult timp un coșmar logistic. Atunci când o companie operează sute de magazine în întreaga țară, fiecare nou angajat declanșează o cascadă de documente, expedieri prin curier, semnături și perioade de așteptare. Acest proces tradițional poate dura săptămâni, întârziind datele de începere și creând un stres inutil atât pentru echipele de resurse umane, cât și pentru angajați.

Un scenariu comun într-un lanț național de magazine de vânzare cu amănuntul presupune ca un director de magazin să intervieveze un candidat și să aprobe angajarea acestuia. Dosarul de angajare începe cu aprobarea medicală, consimțământul GDPR, copii ale actelor de identitate și o "cerere oficială de angajare". Aceste documente sunt trimise la sediul central, unde echipa de resurse umane redactează contractul de muncă și îl trimite prin e-mail înapoi la magazin. De aici, începe ciclul: se tipăresc două copii, se colectează semnătura angajatului, se trimit prin curier la sediul central (care ar putea fi la 500 km distanță), se așteaptă câteva zile pentru semnătura de la sediul central, se declară contractul la autoritatea de muncă și, în cele din urmă, se trimite o copie înapoi la magazin pentru angajat. În practică, nu este neobișnuit ca angajatul să înceapă lucrul înainte de a primi copia semnată, uneori după câteva săptămâni. Înmulțiți acest lucru cu peste 800 de contracte pe an și veți avea un sistem lent, costisitor și predispus la erori.

Prezentarea Infinite eSign: o soluție digitală

Infinite eSign revoluționează acest proces greoi prin introducerea unui proces de semnare rapid, conform cu legea și complet digital. Luați-vă adio de la ineficiența gestionării contractelor pe suport de hârtie și adoptați un sistem care valorifică semnăturile electronice avansate pentru a eficientiza fluxurile de lucru ale resurselor umane.

Infinite eSign înlocuiește curierul și hârtia cu un proces securizat și avansat de semnătură electronică. Departamentul de resurse umane poate trimite contractul direct la adresa de e-mail a angajatului, unde este semnat în timp real prin autentificare SMS sau semnătură biometrică pe o tabletă. Odată semnat, documentul este instantaneu disponibil pentru sediul central în aplicația web eSign, în sistemul de resurse umane și în arhiva electronică securizată.

Cum funcționează Infinite eSign: Explicarea procesului

Procesul de utilizare a Infinite eSign este simplu și eficient. Odată ce un candidat este aprobat pentru angajare, departamentul de resurse umane poate genera contractul de muncă și îl poate trimite direct pe adresa de e-mail a angajatului. Angajatul primește contractul și îl poate semna utilizând autentificarea prin SMS sau o semnătură biometrică pe o tabletă. Această metodă garantează că semnătura este atât sigură, cât și obligatorie din punct de vedere juridic.

Una dintre caracteristicile deosebite ale Infinite eSign este capacitatea de a semna mai multe documente cu un singur clic. Întregul dosar de angajare - contract, formulare GDPR, anexe - poate fi semnat cu un singur cod SMS. Acest lucru nu numai că accelerează procesul, dar asigură și o trasabilitate completă. Managerii de resurse umane pot urmări progresul fiecărui document în timp real, știind cine a semnat, cine urmează și ce este încă în așteptare.

Conformitate juridică: Îndeplinirea standardelor UE și românești

Infinite eSign îndeplinește cerințele eIDAS pentru semnături electronice avansate și este în conformitate cu legea semnăturii electronice din România din 2024 (914/2024), care recunoaște semnăturile biometrice și autentificarea cu doi factori ca fiind obligatorii din punct de vedere legal - chiar și pentru contractele de muncă. Această conformitate asigură faptul că toate documentele semnate digital sunt valabile și executorii din punct de vedere juridic.

Cu Infinite eSign, este eliminată necesitatea ca fiecare angajat să aibă un certificat plătit, așa cum este necesar pentru semnăturile electronice certificate. Infinite eSign oferă același statut juridic la o fracțiune din cost, fără cheltuieli suplimentare pentru angajat. Aceasta o face o soluție rentabilă pentru organizațiile mari cu o fluctuație ridicată a angajaților.

Principalele beneficii pentru departamentele de resurse umane și angajați

Pentru managerii de resurse umane, beneficiile Infinite eSign merg dincolo de viteză. Sistemul oferă o trasabilitate completă, permițând managerilor de resurse umane să urmărească progresul fiecărui document în timp real. Acest lucru înseamnă că nu vor mai exista documente pierdute sau întârzieri cauzate de lipsa semnăturilor. Documentele semnate sunt stocate în siguranță în centrul de date de nivel Tier 4 al Infinite pentru arhivare legală pe termen lung, asigurându-se că sunt întotdeauna accesibile atunci când este nevoie.

Angajații beneficiază, de asemenea, de procesul simplificat. Ei nu mai trebuie să aștepte săptămâni întregi pentru a primi contractele de muncă semnate. Cu Infinite eSign, întregul proces poate fi finalizat în 1-2 zile, permițând noilor angajați să înceapă la timp, fără întârzieri inutile. Acest lucru reduce stresul și creează o experiență de integrare mai ușoară.

Povești de succes: Implementări în lumea reală

Infinite eSign și-a dovedit deja eficiența în scenarii din lumea reală. De exemplu, Deichmann România a implementat cu succes Infinite eSign în departamentul său de resurse umane. Prin digitalizarea și automatizarea procesului de semnare, Deichmann a transformat săptămânile de întârzieri într-un termen de 1-2 zile, asigurându-se că noile angajări pot începe la timp, că echipele de resurse umane rămân conforme și că fiecare contract este sigur, trasabil și instantaneu accesibil.

Flexibilitatea Infinite eSign îl face adaptabil la diverse fluxuri de lucru în domeniul resurselor umane. Fie că este vorba de semnare la fața locului, la distanță, biometrică sau prin SMS, Infinite eSign poate fi adaptat pentru a răspunde nevoilor specifice ale oricărei organizații. Soluția este, de asemenea, sigură prin design, cu acces controlat, jurnale de audit complete și autentificare securizată, asigurând cel mai înalt nivel de protecție a datelor.

Infinite eSign nu este doar un instrument de semnare - este o soluție digitală completă de gestionare a contractelor, pregătită pentru o implementare rapidă. Aceasta necesită doar configurarea procesului, nu dezvoltare personalizată, ceea ce o face o soluție gata de utilizare, eficientă și eficace. Prin digitalizarea și automatizarea procesului de semnare, Infinite eSign transformă gestionarea contractelor de resurse umane, făcând-o mai rapidă, mai sigură și mai conformă.

În concluzie, Infinite eSign oferă o soluție revoluționară pentru departamentele de resurse umane care se luptă cu ineficiența gestionării tradiționale a contractelor. Prin utilizarea semnăturilor electronice avansate și asigurarea conformității juridice, Infinite eSign elimină întârzierile în ceea ce privește documentele, reduce costurile și îmbunătățește eficiența generală a fluxurilor de lucru din domeniul resurselor umane. Cu povești de succes dovedite și un sistem flexibil și sigur, Infinite eSign reprezintă viitorul gestionării contractelor de resurse umane.