A HR-folyamatok egyszerűsítése fejlett elektronikus aláírásokkal

Fedezze fel, hogyan forradalmasítja a fejlett elektronikus aláírás a HR-folyamatokat, csökkentve a dokumentumok aláírási idejét, és növelve a hatékonyságot a munkavállalók felvételében és irányításában.

A HR digitális átalakulása

A humánerőforrás (HR) ágazat az elmúlt években jelentős fejlődésen ment keresztül, a digitális átalakulás számos változást eredményezett. A vállalatok egyre gyakrabban alkalmaznak digitális eszközöket a folyamatok racionalizálása, a termelékenység növelése és az általános munkavállalói élmény javítása érdekében. Ennek az átalakulásnak az egyik kulcsfontosságú technológiája a fejlett elektronikus aláírások használata. A digitális aláírást lehetővé tevő jogszabályok megjelenésével a HR-osztályok ma már elektronikusan hajthatják végre a foglalkoztatással kapcsolatos dokumentumokat, drasztikusan csökkentve a hagyományos papír alapú folyamatokkal járó időt és erőfeszítést.

A fejlett elektronikus aláírások bevezetésének előnyei

A fejlett elektronikus aláírás bevezetése a HR-folyamatokban számos kulcsfontosságú előnnyel jár:

Időhatékonyság: A hagyományos dokumentum-aláírási folyamatok hetekig is eltarthatnak, és több lépést foglalnak magukban, például nyomtatást, aláírást, szkennelést és postázást. A fejlett elektronikus aláírás ezt percekre csökkentheti, lehetővé téve a dokumentumok gyors aláírását és jóváhagyását.

Költségcsökkentés: A papírtól való függőség csökkentése nemcsak a nyomtatási költségeket, hanem a szállítással, tárolással és kezeléssel kapcsolatos kiadásokat is megtakarítja. A nagy alkalmazotti létszámmal rendelkező vállalatok jelentős költségmegtakarítást érhetnek el.

Fokozott biztonság: A fejlett elektronikus aláírásokat a 910/2014/EU eIDAS-rendelet szabályozza, így magas szintű biztonságot garantál. Olyan mechanizmusokat biztosítanak, mint az aláíró egyedi azonosítása és a dokumentum integritásának ellenőrzése, amelyek kulcsfontosságúak az érzékeny HR-dokumentumok esetében.

Jobb hozzáférhetőség: Az alkalmazottak és a HR-személyzet bárhonnan aláírhatják a dokumentumokat, megszüntetve a földrajzi akadályokat és megkönnyítve a távmunka-megállapodásokat. Ez különösen előnyös a több telephellyel rendelkező szervezetek számára.

Sikeres bevezetés a Deichmann Romániánál

A fejlett elektronikus aláírás sikeres bevezetésének egyik legjobb példája a Deichmann Románia. Az Infinite IT Solutions által biztosított eSign Infinite megoldás használatával a Deichmann jelentősen racionalizálni tudta HR-folyamatait.

A megoldás lehetővé tette a szerződések, szabadságkérelmek és egyéb HR-dokumentumok távoli aláírását egy egyszerű és biztonságos, e-mail és SMS-hitelesítéssel járó folyamat révén. Ez nemcsak a jóváhagyási és aláírási folyamatot gyorsította fel, hanem a dokumentumok jobb kezelését és tárolását is lehetővé tette. A Deichmann HR osztálya jelentős időt és költségeket tudott megtakarítani a dokumentumok nyomtatásával, szállításával és fizikai tárolásával kapcsolatban.

Hogyan integrálhatja az eSign megoldásokat a HR munkafolyamatokba?

Az eSign megoldások integrálása a HR-munkafolyamatba több lépést foglal magában:

Értékelje az igényeit: Határozza meg azokat a dokumentumtípusokat és folyamatokat, amelyek számára előnyös lehet az elektronikus aláírás. Gyakori példák a munkaszerződések, a belépési űrlapok, a szabadságkérelmek és a teljesítményértékelések.

Válassza ki a megfelelő megoldást: Válasszon ki egy olyan megoldást, amely megfelel a szervezet követelményeinek és a vonatkozó előírásoknak. Az eSign Infinite megoldás például testreszabható munkafolyamatokat kínál, amelyek alkalmasak a különböző HR-folyamatokhoz.

Bevezetés és képzés: Dolgozzon együtt az informatikai részlegével vagy a megoldásszolgáltatóval a rendszer bevezetése érdekében. Gondoskodjon arról, hogy a HR munkatársak és más érintett alkalmazottak képzést kapjanak az új rendszer hatékony használatáról.

Integrálja a meglévő rendszerekkel: Biztosítsa, hogy az eSign megoldás zökkenőmentesen integrálódjon a meglévő HR-irányítási rendszerekbe (HRMS) és a szervezeten belül használt egyéb digitális eszközökbe.

Figyelje és optimalizálja: A rendszer teljesítményének folyamatos nyomon követése és a felhasználók visszajelzéseinek összegyűjtése a szükséges kiigazítások és fejlesztések elvégzése érdekében.

Költségmegtakarítás és hatékonyságnövekedés a digitális aláírások révén

A digitális aláírásra való áttérés jelentős költségmegtakarítást és hatékonyságnövekedést eredményezhet:

Csökkentett adminisztratív terhek: Az aláírási folyamat automatizálásával a HR-osztályok csökkenthetik az adminisztratív terheket, így a munkatársak stratégiai szempontból fontosabb feladatokra összpontosíthatnak.

Gyorsabb átfutási idő: A dokumentumok szinte azonnal aláírhatók és visszaküldhetők, ami felgyorsítja a teljes HR-munkafolyamatot a toborzástól az alkalmazottak irányításáig.

Alacsonyabb működési költségek: A papíron, tintán, postaköltségen és tároláson elért megtakarítások gyorsan összeadódhatnak, különösen a nagy dokumentummennyiséggel rendelkező nagy szervezetek esetében.

Környezeti hatás: A papírfelhasználás csökkentése hozzájárul a fenntarthatósági erőfeszítésekhez, ami egyre fontosabb a vállalati társadalmi felelősségvállalási (CSR) kezdeményezések szempontjából.

A digitális HR-menedzsment jövőbeli trendjei

A fejlett elektronikus aláírások használata csak egy aspektusa a digitális HR-menedzsment felé mutató szélesebb körű trendnek. A HR-ágazatra valószínűleg hatással lévő jövőbeli trendek közé tartoznak:

Mesterséges intelligencia (AI) a HR-ben: Az AI javíthatja a toborzási folyamatokat, a munkavállalók elkötelezettségét és az adatelemzést, mélyebb betekintést és hatékonyabb működést biztosítva.

Mobil HR-megoldások: A távmunka terjedésével egyre inkább elterjednek majd a mobilbarát HR-megoldások, amelyek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy okostelefonjukról is hozzáférjenek a HR-szolgáltatásokhoz.

Blokklánc a HR számára: A blokklánc-technológiát a biztonságos és átlátható nyilvántartás, a megbízólevelek ellenőrzése és az adatok integritásának biztosítása érdekében lehet használni.

Kiterjesztett valóság (AR) a képzésben: Az AR magával ragadó képzési élményt nyújthat, javítva a tanulási eredményeket és a munkavállalók fejlődését.

Munkavállalói élményplatformok: Ezek a platformok célja, hogy személyre szabott és integrált HR-szolgáltatások nyújtásával fokozzák a munkavállalók elkötelezettségét és elégedettségét.

Ezen trendek és technológiák felkarolásával a HR-osztályok tovább fejlődhetnek, jobb szolgáltatásokat nyújtva a munkavállalóknak, és hozzájárulva a szervezetük általános sikeréhez. A fejlett elektronikus aláírások kulcsfontosságú lépést jelentenek ebben a folyamatban lévő digitális átalakulásban, azonnali előnyöket kínálva a hatékonyság, a költségmegtakarítás és a biztonság terén.