Mi az EDI, és miért válik az üzleti életben szabványossá?

A modern üzleti élet egyre inkább az automatizálásra és a valós idejű adatcserére támaszkodik. A vállalatok a dokumentumokat gyorsabban, hibamentesen és szabályszerűen akarják feldolgozni. Az egyik megoldás, amely ezt lehetővé teszi, az EDI - vagy lengyelül elektronikus adatcsere.

Mi az EDI?

Az EDI egy olyan technológia, amely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok automatikus cseréjét a különböző vállalatok informatikai rendszerei között - emberi beavatkozás nélkül és anélkül, hogy e-maileket vagy PDF-fájlokat kellene küldeni.

Az EDI-t használó leggyakoribb cserék a következők:

• megrendelések (ORDERS),

• számlák (INVOIC),

• szállítólevelek (DESADV)

• szállítólevelek,

• raktári jelentések,

• bizonylatok (RECADV).

Minden automatizált módon történik - az adatok az egyik rendszerből (pl. ERP) közvetlenül egy másikba kerülnek, egyeztetett formátumban.

Hogyan működik az EDI a gyakorlatban?

Képzeljünk el egy egyszerű példát. Egy kiskereskedelmi lánc megrendeli a termékeket a beszállítójától.
A hagyományos modellben egy alkalmazott elküld egy e-mailt egy PDF-fájllal, és a másik félnek kézzel kell átírnia az adatokat a saját rendszerébe.

Az EDI-modellben ez automatikusan történik:

1. A kiskereskedelmi lánc értékesítési rendszere létrehoz egy megrendelési dokumentumot (ORDERS).

2. A megrendelést egy EDI-szabványba (pl. EDIFACT, XML) konvertálják.

3. A dokumentum eljut a szállító EDI-rendszerébe, majd automatikusan a szállító ERP-jébe.

4. A szállító visszaigazolja a kézhezvételt, elküldi a feladási értesítést (DESADV) és a számlát (INVOIC) - szintén EDI-n keresztül.

Az egész folyamat néhány percet vesz igénybe, és nem igényel kézi feldolgozást.

EDI-szabványok és -formátumok

Annak érdekében, hogy a különböző rendszerek kommunikálni tudjanak egymással, az EDI-ben nemzetközi szabványok vannak érvényben. A leggyakrabban használtak a következők:

• EDIFACT - a logisztikában, az iparban és a kereskedelemben használt ENSZ-szabvány,

• XML / UBL - a modern integrációkban gyakran használt rugalmas formátumok,

• ANSI X12 - Észak-Amerikában népszerű szabvány,

• GS1 EANCOM - a kiskereskedelemben és az FMCG szektorban használt ipari szabvány.

A vállalatok egyre gyakrabban használnak EDI-platformokat is, amelyek közvetítőként működnek, és automatikusan fordítják az adatokat a különböző formátumok és rendszerek között.

Milyen előnyei vannak az EDI-nek?

Az elektronikus adatcsere bevezetése számos kézzelfogható előnnyel jár a vállalatok számára:

1. Időmegtakarítás - a korábban órákig tartó folyamatok ma már percekig tartanak.
2. Kevesebb hiba - az adatok küldése automatikusan, emberi beavatkozás nélkül történik.
3. Alacsonyabb költségek - nincs papír, nyomtatás vagy kézi adatbevitel.
4. Jobb kommunikáció a partnerekkel - minden fél ugyanazokat a naprakész adatokat használja.
5. Nagyobb átláthatóság - a dokumentumok státusza valós időben nyomon követhető.
6. Jogszabályi megfelelés - az EDI támogatja az e-számlázást és az elektronikus jelentéstételt (pl. KSeF Lengyelországban, ZATCA Szaúd-Arábiában vagy EmaraTax az Egyesült Arab Emírségekben).

Hol használják az EDI-t?

Az EDI-t széles körben használják olyan iparágakban, ahol fontos a sebesség és a méretarány:

• Kiskereskedelem és e-kereskedelem - megrendelések, számlák, készletek cseréje,

• logisztika és szállítás - raktárak, üzemeltetők és fuvarozók közötti kommunikáció,

• termelés - alkatrészrendelések, szállítási tervezés, termelési jelentések,

• pénzügy és adminisztráció - elektronikus számlázás és HÉA-bevallás.

Egyre több állami szervezet is áttér az EDI-re, ami az egész ellátási láncban az adatcsere szabványosítását kényszeríti ki.

EDI kontra e-számlázás

Az EDI-t és az e-számlázást gyakran összekeverik egymással, de nem ugyanazt jelentik.
Az e-számlázás csak a számlákra vonatkozik, és azt törvény szabályozza (pl. Lengyelországban a KSeF).
Az EDI viszont tágabb fogalom - az összes üzleti dokumentum rendszerek közötti cseréjére vonatkozik.

Ráadásul számos modern e-számlázási rendszer pontosan az EDI-technológia alapján működik. Ezért az EDI-t ma bevezető vállalatok gyakorlatilag a számlázás következő években történő teljes digitalizálására készülnek.

Hogyan támogatja az Infinite a vállalatokat az EDI bevezetésében

Az Infinite több mint 20 éve kínál megoldásokat az elektronikus adatcseréhez és az üzleti folyamatok automatizálásához. Az Infinite EDI platformunk havonta több millió dokumentumot kezel, integrálva az ERP-, raktár- és értékesítési rendszereket az ellátási lánc mindkét oldalán.

Segítünk a vállalatoknak a különböző iparágakban - a kiskereskedelemtől a gyártáson át a logisztikáig -, hogy:

• a biztonságos és megfelelő EDI megvalósításában,

• integráció a partneri rendszerekkel

• elektronikus számlák, megrendelések, értesítések és visszaigazolások kezelése,

• valamint az EDI e-számlázási modulokkal (pl. KSeF, ZATCA, EmaraTax) való bővítésében.

Az EDI-alapú automatizálással a vállalatok akár 70%-kal is csökkenthetik a dokumentumkezelési időt, minimálisra csökkenthetik a hibák számát és teljes valós idejű adatátláthatóságra tehetnek szert.