Ce este EDI și de ce devine un standard în afaceri

Afacerile moderne se bazează din ce în ce mai mult pe automatizare și pe schimbul de date în timp real. Companiile doresc să proceseze documentele mai rapid, fără erori și într-o manieră conformă. O soluție care face acest lucru posibil este EDI - sau Schimb electronic de date în limba română .

Ce este EDI?

EDI este o tehnologie care permite schimbul automat de documente de afaceri între sistemele informatice ale diferitelor companii - fără intervenție umană și fără a fi nevoie să trimiteți e-mailuri sau fișiere PDF.

Cele mai comune schimburi care utilizează EDI sunt:

• comenzi (ORDERS),

• facturi (INVOIC),

• note de livrare (DESADV)

• avize de expediere,

• rapoarte de depozit,

• chitanțe (RECADV).

Totul se face în mod automat - datele dintr-un sistem (de exemplu, ERP) ajung direct în altul, într-un format convenit.

Cum funcționează EDI în practică?

Să ne imaginăm un exemplu simplu. Un lanț de magazine plasează o comandă de produse către furnizorul său.
În modelul tradițional, un angajat trimite un e-mail cu un fișier PDF, iar cealaltă parte trebuie să transcrie manual datele în sistemul său.

În modelul EDI, acest lucru se întâmplă automat:

1. Sistemul de vânzări al lanțului de magazine generează un document de comandă (ORDERS).

2. Comanda este convertită la un standard EDI (de exemplu, EDIFACT, XML).

3. Documentul ajunge la sistemul EDI al furnizorului și apoi automat la ERP-ul furnizorului.

4. Furnizorul confirmă primirea, trimite un aviz de expediere (DESADV) și o factură (INVOIC) - tot prin EDI.

Întregul proces durează câteva minute și nu necesită nicio prelucrare manuală.

Standarde și formate EDI

Pentru ca diferitele sisteme să poată comunica între ele, există standarde internaționale EDI. Cele mai frecvent utilizate sunt:

• EDIFACT - standard ONU utilizat în logistică, industrie și comerț,

• XML / UBL - formate flexibile adesea utilizate în integrările moderne,

• ANSI X12 - un standard popular în America de Nord,

• GS1 EANCOM - un standard industrial utilizat în retail și FMCG.

De asemenea, companiile utilizează din ce în ce mai mult platformele EDI pentru a acționa ca intermediar, traducând automat datele între diferite formate și sisteme.

Care sunt beneficiile EDI?

Există o serie de beneficii tangibile pentru companii atunci când implementează schimbul electronic de date:

1. Economie de timp - procesele care înainte durau ore, acum durează minute.
2. Mai puține erori - datele sunt trimise automat, fără intervenție umană.
3. Costuri mai mici - nu există hârtie, imprimare sau introducere manuală a datelor.
4. Comunicare mai bună cu partenerii - fiecare parte utilizează aceleași date actualizate.
5. Mai multă transparență - starea documentelor poate fi urmărită în timp real.
6. Conformitate cu reglementările - EDI suportă facturarea electronică și raportarea electronică (de exemplu, ANAF RO eFactura în România”, KSeF în Polonia, ZATCA în Arabia Saudită sau EmaraTax în EAU).

Unde este utilizat EDI?

EDI este utilizat pe scară largă în industriile în care viteza și amploarea sunt importante:

• retail şi eCommerce – schimbul de comenzi, avize de livrare, facturi, rapoarte inventar, rapoarte stocuri 

• logistică și transport - comunicarea între depozite, operatori și transportatori,

• producție - comenzi de componente, planificarea livrărilor, rapoarte de producție,

• finanțe și administrație - facturare electronică și raportare TVA.

Din ce în ce mai multe organizații publice trec, de asemenea, la EDI, forțând standardizarea schimbului de date de-a lungul lanțului de aprovizionare.

EDI versus facturare electronică

EDI și facturarea electronică sunt adesea confundate între ele, dar nu înseamnă același lucru.
Facturarea electronică se referă numai la facturi și este reglementată prin lege (în România, prin ROeFactura sau în Polonia prin KseF).
EDI, pe de altă parte, este un concept mai larg - acoperă schimbul de toate documentele comerciale între sisteme.

În plus, multe sisteme moderne de facturare electronică funcționează tocmai pe baza tehnologiei EDI. Prin urmare, companiile care implementează astăzi EDI se pregătesc practic pentru digitalizarea completă a facturării în următorii ani.

Cum sprijină Infinite companiile în implementarea EDI

Infinite furnizează soluții pentru schimbul electronic de date și automatizarea proceselor de afaceri de peste 20 de ani. Platforma noastră Infinite EDI (EDInet) gestionează milioane de documente pe lună, integrând sistemele ERP, de depozitare și de vânzări de pe ambele părți ale lanțului de aprovizionare.

Ajutăm companiile din toate industriile - de la retail la producție și logistică - la:

• implementarea EDI sigur și conform,

• integrarea cu sistemele contrapărților

• gestionarea facturilor, comenzilor, avizelor și confirmărilor electronice,

• și în extinderea EDI cu module de facturare electronică (de exemplu, KSeF, ZATCA, EmaraTax).

Cu ajutorul automatizării bazate pe EDI, companiile pot reduce timpul de manipulare a documentelor cu până la 70%, pot reduce erorile la minimum și pot obține o vizibilitate completă a datelor în timp real.