Három rendszer, egy KSeF: a Bergerat Monnoyeur Polska teljes mértékben megfelel az elektronikus számlázási előírásoknak

A Bergerat Monnoyeur Polska – a Cat® építőipari gépek kizárólagos, hivatalos lengyelországi forgalmazója – három különálló számlázási rendszerben kellett biztosítania a lengyel kormány által előírt elektronikus számlázási platform követelményeinek való megfelelést. Kulcsfontosságú tényező volt a vállalat szervezeti felépítése: a Franciaországban, Belgiumban, Romániában, Algériában és más piacokon is jelen lévő nemzetközi Monnoyeur Csoport részeként pénzügyi részlege több független platformon dolgozik, amelyek közül néhányat a párizsi központ irányít, mások pedig a Caterpillar saját infrastruktúrájába vannak integrálva. A vállalat, amely több ezer ügyfelet szolgál ki az építőipar, a bányászat és a földmunkák területén, nem engedhette meg magának a számlázás folyamatosságának megszakadását.

Egy sémarendszer, három adatforrás

A komplex szerkezet és a korábbi felvásárlások miatt a számlaadatok a szervezeten belül nagyon különböző formátumokban léteztek – beleértve egy régi rendszert is. A KSeF-projekt megkezdése előtt elengedhetetlen volt egy olyan integrációs közvetítő (middleware) bevezetése, amely képes ezeket a heterogén formátumokat a kötelező KSeF-sémába konvertálni. Az Infinite GIP tette ezt lehetővé.

• Három számlázási rendszer integrálása
  • Egyetlen csatlakozási pont a KSeF-hez mindhárom platform számára, beleértve a párizsi központ által kezelt fő ERP-rendszert is, anélkül, hogy olyan rendszereken kényszerítenék a változtatásokat, amelyek nem a helyi csapat tulajdonában vannak.
• Heterogén adatformátumok átalakítása
  • A nem szabványos adatstruktúrák, a feltételes logika és az egyedi leképezési szabályok leképezése a kötelező KSeF-sémába – beleértve a régi rendszert is.
• Javító modul az Infinite EDI-ben
  • Egy kulcsfontosságú külső rendszer önállóan nem volt képes javító számlákat kiállítani. Az Infinite EDI a KSeF-nek már továbbított adatok alapján generálja a javításokat, így teljesen feleslegessé válik a forrásrendszer módosítása. Mivel a KSeF-előírások értelmében a jóváírási bizonylatok eltörlésre kerültek, ez a funkció az üzletmenet folytonossága szempontjából üzleti szempontból kritikus fontosságúvá vált.
• Támogatás az élesítésig
  • Egy kijelölt technikai ügyfélmenedzser a bevezetés minden szakaszában kísérte a folyamatot, beleértve a bevezetés előtti kritikus utolsó napokat is.

Együttműködés – rugalmasság a kivételek helyett

Az Infinite IT Solutions-szal való együttműködés mellett hozott döntésünk alapja az volt, hogy a szolgáltató hogyan kezelte a projekt korlátait.

„Több szolgáltatóval is tárgyaltunk. Az Infinite IT Solutions volt az egyetlen cég, amely minden korlátot megoldandó problémaként kezelte – nem pedig visszalépésre okot adó tényezőként. Ez a rugalmasság volt számunkra a döntő tényező.”

Piotr Zalewski, IT-projektmenedzser, Bergerat Monnoyeur Polska

Az Infinite csapata soha nem mondta, hogy „ez nem kivitelezhető”. Ehelyett minden kihívásra megoldást találtak: a nem szabványos adatstruktúrákra, a feltételes logikára és az egyedi leképezési szabályokra – még akkor is, ha a forrásrendszert egyáltalán nem lehetett módosítani.

Üzleti előnyök – a bevezetés tényleges hatásai

Az éles üzemeltetés első napjától kezdve a rendszer havonta körülbelül 5 000 számlát dolgozott fel zökkenőmentesen. A bevezetést követő első napokban mindössze 4–5 elszigetelt hiba történt, amelyek közül egyik sem befolyásolta a számlázás folyamatosságát vagy az ügyfélkapcsolatokat.

• Havonta5 000 feldolgozott számla
• 3 számlázási rendszer csatlakoztatva egyetlen KSeF-integrációhoz
• Stabil működésaz első naptól kezdve
• Nincsenek eskalációk és nincsenek továbbgyűrűző problémák az ügyfél oldalon – a Bergerat Monnoyeur ügyfelei zökkenőmentesen áttértek az új számlaformátumra
• A javító számlák kiállítása a forrásrendszer módosítása nélkül

„Pontosan a terv szerint indultunk el, és minden hibátlanul működik! Havonta 5 000 számla feldolgozása mellett elengedhetetlen volt a folyamatok abszolút folytonosságának fenntartása, a fizetések időben történő teljesítése és az ügyfeleink számára nyújtott professzionális szolgáltatás. Az Infinite-nek köszönhetően ez az egész hatalmas művelet zökkenőmentesen, stabilan és teljesen problémamentesen zajlik.”

Piotr Zalewski, KSeF projektmenedzser, Bergerat Monnoyeur Polska

Következtetés

A KSeF bevezetése egy összetett, több rendszerből álló környezetben – külföldi központok által kezelt platformok és egy régi rendszer mellett – nagy kockázatú vállalkozás volt, és a kötelező határidőn belüli megvalósítása jelentős kihívást jelentett. A Bergerat Monnoyeur Polska az Infinite IT Solutionsra bízta a folyamatot, és pontosan a terv szerint elérte a teljes üzemkész állapotot. Az integrációs közvetítő bevezetésével a vállalat olyan alapot kapott, amelyet kiterjeszthet további rendszerekre és a Monnoyeur Csoport piacain várható jövőbeli szabályozási változásokra is.