Trei sisteme, un singur KSeF: Bergerat Monnoyeur Polska asigură conformitatea deplină cu cerințele privind facturarea electronică

Bergerat Monnoyeur Polska – distribuitorul exclusiv și autorizat al utilajelor de construcții Cat® în Polonia – a trebuit să asigure conformitatea cu platforma guvernamentală obligatorie de facturare electronică din Polonia în cadrul a trei sisteme de facturare distincte. Un factor cheie a fost realitatea corporativă a companiei: ca parte a grupului internațional Monnoyeur, care își desfășoară activitatea în Franța, Belgia, România, Algeria și pe alte piețe, departamentul său financiar lucrează pe mai multe platforme independente, unele controlate de sediul central din Paris, iar altele integrate în infrastructura proprie a Caterpillar. Deservind mii de clienți din sectoarele construcțiilor, mineritului și terasamentelor, compania nu-și putea permite nicio întrerupere a continuității facturării.

O singură schemă, trei surse de date

O structură complexă și un istoric de achiziții au făcut ca datele de facturare să existe în formate foarte diferite în întreaga organizație – inclusiv într-un sistem vechi. Înainte ca proiectul KSeF să poată începe, a fost esențial să se implementeze un broker de integrare (middleware) capabil să transpună aceste formate eterogene în schema obligatorie KSeF. Infinite GIP a făcut acest lucru posibil.

• Integrarea a trei sisteme de facturare
  • Un singur punct de conectare la KSeF pentru toate cele trei platforme, inclusiv sistemul ERP principal gestionat de sediul central din Paris, fără a impune modificări asupra sistemelor care nu sunt în administrarea echipei locale.
• Conversia formatelor de date eterogene
  • Corelarea structurilor de date non-standard, a logicii condiționale și a regulilor de corelare personalizate cu schema obligatorie KSeF – inclusiv pentru sistemul vechi.
• Modulul de corecție din Infinite EDI
  • Un sistem extern cheie nu avea capacitatea de a emite singur facturi corective. Infinite EDI generează corecții pe baza datelor deja transmise către KSeF, eliminând complet necesitatea de a modifica sistemul sursă. Odată cu eliminarea notelor de credit conform reglementărilor KSeF, această funcționalitate a devenit esențială pentru continuitatea operațională a afacerii.
• Asistență pe parcursul punerii în funcțiune
  • Un manager tehnic de cont dedicat a însoțit implementarea în fiecare etapă, inclusiv în ultimele zile critice înainte de lansare.

Colaborare – flexibilitate în locul excepțiilor

Decizia de a colabora cu Infinite IT Solutions s-a bazat pe modul în care furnizorul a abordat constrângerile proiectului.

„Am discutat cu mai mulți furnizori. Infinite IT Solutions a fost singura companie care a abordat fiecare constrângere ca pe o problemă ce trebuia rezolvată – nu ca pe un motiv de renunțare. Această flexibilitate a fost factorul decisiv pentru noi.”

Piotr Zalewski, manager de proiect IT, Bergerat Monnoyeur Polska

Echipa Infinite nu a spus niciodată „nu se poate”. Dimpotrivă, s-a găsit o soluție pentru fiecare provocare: structuri de date nestandardizate, logică condițională și reguli de mapare personalizate – chiar și în cazurile în care sistemul sursă nu putea fi modificat deloc.

Beneficii pentru afaceri – efectele reale ale implementării

Încă din prima zi de funcționare, sistemul a procesat fără probleme aproximativ 5.000 de facturi pe lună. În primele zile după lansare, au fost înregistrate doar 4-5 erori izolate – niciuna dintre acestea neafectând continuitatea facturării sau relațiile cu clienții.

• 5 000 de facturi procesate pe lună
• 3 sisteme de facturare conectate la o singură integrare KSeF
• Funcționare stabilă încă dinprima zi de punere în funcțiune
• Fără escaladări și fără probleme în aval la nivelul clienților – clienții Bergerat Monnoyeur au trecut fără probleme la noul format de factură
• Facturi corective emise fără modificarea sistemului sursă

„Am intrat în funcțiune exact la termenul stabilit, iar totul funcționează impecabil! Având un volum de 5.000 de facturi pe lună, menținerea continuității absolute a procesului, a plăților la timp și a serviciilor profesionale pentru clienții noștri a fost esențială. Datorită Infinite, această operațiune de amploare se desfășoară fără probleme, în mod stabil și complet fără complicații.”

Piotr Zalewski, manager de proiect KSeF, Bergerat Monnoyeur Polska

Concluzie

Implementarea KSeF într-un mediu complex, cu mai multe sisteme – platforme gestionate de sediul central din străinătate, plus un sistem vechi – a fost o inițiativă cu risc ridicat, iar realizarea acesteia în termenul impus a reprezentat o provocare semnificativă. Bergerat Monnoyeur Polska a încredințat procesul companiei Infinite IT Solutions și a atins gradul maxim de pregătire operațională exact la termenul stabilit. Odată cu implementarea brokerului de integrare, compania dispune de o bază pe care o poate extinde la alte sisteme și la viitoarele modificări de reglementare de pe piețele Grupului Monnoyeur.