Care sunt paşii unei implementări EDI?

Din ce în ce mai multe companii aleg să implementeze EDI (Electronic Data Interchange). Aceasta este o soluție care automatizează comunicarea între companii și permite trimiterea documentelor - cum ar fi facturile, comenzile sau avizele de livrare - fără intervenție umană.
Dar cum arată în practică punerea în aplicare a EDI? De unde începeți și la ce trebuie să acordați atenție pentru ca întregul proces să se desfășoare fără probleme?

Analiza nevoilor și a proceselor

Primul pas este să înțelegeți exact ce documente și procese urmează să fie acoperite de EDI.
Fiecare industrie are cerințe diferite - lanțurile de retail se concentrează asupra comenzilor și facturilor, companiile de producție asupra avizelor de livrare și operatorii logistici asupra mesajelor privind depozitele și transportul.

În această etapă, se determină:

• ce tipuri de documente vor fi schimbate (COMANDĂ, FACTURĂ, DESADV, RECADV etc.),

• cu ce parteneri (rețele comerciale, furnizori, clienți),

• în ce direcții (expediere/recepție),

• și modul în care sistemul EDI urmează să fie integrat cu ERP-ul actual.

O analiză bine efectuată evită greșelile și anticipează dificultățile potențiale încă de la început.

Selectarea unei soluții EDI

Al doilea pas este alegerea tehnologiei și a furnizorului.
În practică, companiile au de ales între două abordări:

• Instalarea EDI in-house - un sistem implementat și întreținut local în infrastructura companiei. Oferă un grad ridicat de independență, dar necesită competențe IT și asistență tehnică permanentă.

• Platforma SaaS EDI - o soluție bazată pe cloud întreținută de un operator, cum ar fi Infinite EDI. În acest model, nu este nevoie să investiți în servere sau actualizări - totul rulează pe partea furnizorului.

Atunci când alegeți, merită să vă uitați la:

• formatele acceptate (EDIFACT, XML, CSV, UBL, EANCOM),

• compatibilitatea cu cerințele partenerilor de afaceri,

• posibilitatea integrării cu un sistem ERP,

• nivelul de securitate și disponibilitatea suportului tehnic.

Integrarea cu sistemul ERP

Aceasta este o etapă cheie a implementării.
Sistemul EDI trebuie să fie conectat la software-ul pe care întreprinderea îl utilizează zilnic - de exemplu, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics.
Scopul este ca documentele generate în ERP (de exemplu, comenzi sau facturi) să fie trimise automat prin EDI și ca documentele primite să intre automat în ERP, fără introducere manuală.

Integrarea poate include:

• maparea câmpurilor de date (de exemplu, TIN, numărul facturii, cotele de TVA),

• validarea structurii documentelor,

• configurarea canalelor de comunicare (AS2, SFTP, API),

• și teste de schimb cu partenerii comerciali.

Testare și validare

Înainte ca sistemul EDI să fie introdus într-un mediu de producție, este necesară testarea.
În această etapă, se verifică corectitudinea mesajelor - dacă datele sunt trimise în formatul corect, dacă partenerii primesc corect documentele și dacă există erori în structură.

Testele se efectuează, de obicei, într-un așa-numit mediu de testare, folosind modele de documente.
Odată ce acestea sunt finalizate, fiecare parte (societate și parteneri) confirmă că este pregătită să pună EDI în modul de producție.

Punerea în funcțiune a sistemului

Odată ce testele sunt finalizate, vine momentul lansării în producție.
Din acest moment, documentele sunt schimbate automat și în timp real.
Este recomandabil să se introducă o perioadă de tranziție în care unele documente sunt încă trimise în paralel prin e-mail sau pe hârtie - pentru securitate și comparație.

După câteva săptămâni, când procesul se desfășoară stabil, este posibil să se treacă complet la un flux de lucru electronic.

Monitorizare și dezvoltare

Implementarea EDI nu se încheie în ziua în care sistemul intră în funcțiune.
Un element important este monitorizarea comunicării - de exemplu, verificarea faptului că documentele ajung la destinație, că nu apar erori și că partenerii comerciali respectă standardele convenite.

În timp, companiile extind EDI pentru a include și alte procese:

• confirmări automate de livrare,

• rapoarte de inventar,

• decontări financiare electronice,

• sau integrarea cu sistemele de facturare electronică (de exemplu, KSeF).

Cât durează implementarea EDI?

Acest lucru depinde de amploarea proiectului.
Întreprinderile mici pot lansa un schimb de bază (de exemplu, comenzi și facturi) în 4-6 săptămâni.
Organizațiile mai mari, cu mai mulți parteneri și sisteme, au de obicei nevoie de câteva luni - mai ales dacă EDI acoperă mai multe țări sau standarde.

De ce să implementați EDI cu Infinite

Infinite implementează sisteme EDI în Polonia și în străinătate de peste 20 de ani, deservind companii din retail, logistică, producție, industria farmaceutică și financiară.
Platforma Infinite EDI permite:

• integrarea rapidă cu orice sistem ERP,

• schimbul de documente în orice standard,

• monitorizarea completă a statusurilor și rapoartelor,

• și acces la asistență tehnică 24/7.

Important - Infinite suportă, de asemenea, integrarea EDI cu facturarea electronică și sistemele de raportare fiscală, cum ar fi ANAF RO eFACTURA in Romania sau KSEF in Polonia.

Rezumat

Implementarea EDI este un proces care necesită un plan, o bună cooperare între IT, finanțe și partenerii de afaceri. Dar efectele sunt măsurabile: procese mai rapide, mai puține erori, costuri mai mici și automatizarea completă a comunicării.

Companiile care implementează EDI astăzi își creează un avantaj pentru viitor - deoarece schimbul electronic de date nu este doar un confort, ci un standard pentru afacerile moderne.