Notificarea de livrare (ASN) pentru furnizori: de ce este unul dintre cele mai dificile subiecte din domeniul logisticii

Avizul de livrare (ASN, Advance Shipping Notice) este un mesaj electronic pe care furnizorul îl trimite destinatarului – rețeaua comercială sau operatorul logistic – înainte ca marfa să ajungă fizic la destinație. Acesta descrie în detaliu ce anume, în ce cantitate și cum a fost ambalat. În standardul EDIFACT, acesta poartă denumirea de DESADV.

Ce reprezintă, în practică, avizul de livrare

Avizul de livrare precizează exact: ce, în ce cantitate, cum a fost ambalat și cu ce unitate logistică (palet) este transportată marfa respectivă. Un palet omogen – un singur produs, un singur lot – nu generează probleme majore. Dificultățile apar în cazul paletelor mixte, stratificate, unde trebuie redată întreaga secvență de ambalare: ce se află în stratul inferior, ce în cel mijlociu și ce în cel superior.

Aceste date ar trebui, în principiu, să provină direct din sistemul de gestionare a depozitului (WMS) – acesta este cel care decide în ce ordine ajunge marfa pe palet. În practică, sistemele WMS au de obicei propriile metode nestandardizate de înregistrare a acestor informații, astfel încât companiile ocolesc destul de des acest proces și creează avizul de livrare manual, pe platforma destinatarului sau a operatorului logistic.

De ce nu există un singur format universal

Cea mai mare provocare nu este ideea de aviz în sine, ci lipsa unui standard unic. În comunicarea internațională predomină EDIFACT, familia de standarde utilizată cel mai frecvent. Industria auto se abate, practic, de la acesta, utilizând propriul standard, VDA, bazat pe un format cu lățime fixă (fixed-width). Aici contează numărul exact de spații dintre câmpuri, și nu separatorul sau eticheta câmpului, așa cum se întâmplă în cazul EDIFACT.

Pentru furnizor, acest lucru înseamnă, concret, că integrarea realizată pentru un singur operator sau o singură rețea nu se transferă, de obicei, la o altă relație. Un nou partener înseamnă, de obicei, un nou parser, o nouă mapare a câmpurilor și, uneori, un format de fișier complet diferit.

De ce piața nu se standardizează de la sine

Fiecare operator logistic își păstrează propriul format, iar acest lucru nu este deloc întâmplător. Operatorii își construiesc comunicarea EDI pentru propriile nevoi, pentru a-și deservi clienții, și nu ca un produs destinat revânzării.

„Dacă unei companii i-a reușit să elaboreze împreună cu operatorul un model adecvat de integrare, aceasta nu înseamnă că soluția poate fi transferată direct către o altă organizație. Fiecare companie are propriile procese de afaceri, cerințe și modalități de schimb de date, de aceea implementarea necesită lucrări suplimentare de adaptare.” -Jakub Kłębokowski, expert în comunicații logistice, Infinite IT Solutions

De altfel, acest lucru este uneori intenționat: lipsa standardizării îngreunează schimbarea operatorului logistic de către furnizor. Un furnizor care deservește mai mulți operatori – fie că intră pe o nouă piață, fie că își extinde distribuția către o altă rețea – ajunge să realizeze numeroase integrări construite 1:1, în loc de un singur strat de mapare.

Pe cine vizează cel mai mult acest subiect

Din observațiile noastre, nevoia de automatizare a avizului de livrare apare cel mai des la trei tipuri de companii: furnizorii care colaborează cu un operator logistic (3PL), furnizori care exportă în Europa de Vest (unde ASN este pur și simplu un standard de piață) și furnizori ai rețelelor comerciale care activează în Polonia. Aici, modelul funcționează cel mai bine la Lidl – alte rețele au adesea o notificare de livrare „săracă”, limitată doar la lista de produse.

Specificul diferă puternic de la un sector la altul – situația este diferită în FMCG, RETAIL, Automotive, SHE sau DIY.

Factura electronică ca catalizator, nu ca sursă a problemei

Acest fenomen nu este specific Poloniei – se aplică oricărui sistem de facturare electronică obligatorie, indiferent de denumirea sa locală. La noi este vorba de KSeF: un sistem care verifică corectitudinea formală a documentului, dar nu și conținutul său de fond.

„KSeF nu verifică conținutul de fond al fișierului. Chiar și un cod eronat sau inexistent pe factură nu va împiedica trimiterea și înregistrarea acesteia – obligația fiscală se naște oricum. Destinatarul este cel care rămâne cu problema corelării unei astfel de facturi cu livrarea efectivă.” – Jakub Kłębokowski

Același mecanism va funcționa oriunde facturarea electronică va deveni obligatorie. Avizul de livrare funcționează atunci ca o confirmare a efectuării livrării, independent de factură – indiferent de sistemul de facturare electronică utilizat pe piața respectivă.

Cost ascuns: cunoștințele care se pierd odată cu plecarea angajatului

Multe companii rezolvă problemele legate de notificarea automată într-un mod destul de simplu: manual, prin intermediul unei singure persoane cu experiență, care știe pur și simplu ce solicită un anumit partener de afaceri.

„Furnizorul pentru acest client trebuie să completeze un anumit parametru, dar angajatul care se ocupă de firma respectivă știe exact cum să procedeze. Problema apare atunci când această persoană pleacă în concediu, se pensionează sau își schimbă locul de muncă – noul angajat nu primește adesea aceste cunoștințe, iar erorile reapar.” – Jakub Kłębokowski

Acest risc crește odată cu numărul de parteneri și de excepții de reținut – iar, în practică, nu este consemnat nicăieri în mod oficial.

Cum abordează Infinite IT Solutions această problemă

Rolul nostru se reduce, de fapt, la un singur lucru: maparea. În loc să construim de la zero o integrare pentru fiecare standard nou, furnizorul rămâne la propriul său format, iar noi îl adaptăm la cerințele celeilalte părți.

În practică, există două căi de implementare: integrarea sistem-la-sistem, în care datele circulă automat din WMS/ERP-ul furnizorului, sau versiunea web – pentru situațiile în care cealaltă parte nu finanțează integrarea completă, iar furnizorul trebuie oricum să genereze un mesaj.

Întrebări frecvente

Ce este avizul de livrare (ASN)? Avizul de livrare (ASN, Advance Shipping Notice) este un mesaj electronic trimis de furnizor înainte ca marfa să ajungă la destinatar, care descrie în detaliu conținutul și modul de ambalare al expedierii.

Ce este DESADV? DESADV (Despatch Advice) este denumirea mesajului de aviz de livrare în standardul EDIFACT.

Care este diferența dintre EDIFACT și VDA? EDIFACT este o familie internațională de standarde de comunicare electronică. VDA este un standard distinct utilizat în industria auto, bazat pe un format cu lățime fixă (fixed-width), în care contează numărul exact de spații dintre câmpurile de date.

KSeF impune trimiterea unui aviz de livrare? Nu. KSeF se ocupă exclusiv de facturare și nu verifică conținutul documentelor. Avizul de livrare este un mesaj logistic separat, independent de factură.

Cu ce se ocupă Infinite IT Solutions? Infinite IT Solutions adaptează formatul intern al furnizorului la cerințele unui anumit operator logistic sau ale unei rețele comerciale, eliminând necesitatea creării unei integrări separate pentru fiecare nouă relație.