3 min read
Atunci când un producător aprovizionează cele mai mari lanțuri de magazine de bricolaj din regiune, expresia „trimiteți-ne doar o factură” nu este niciodată atât de simplă. Fiecare lanț are propriile standarde privind documentele, propriile formate și propriul mod de lucru — și fiecare se așteaptă ca furnizorul să se adapteze la procesul său, nu invers.
Exact aceasta era situația cu care se confrunta Belform când a apelat la noi. Iată cum am transformat un schimb de documente fragmentat și manual într-un singur flux automatizat, integrat direct în sistemul ERP Odoo al companiei.
.png?width=732&height=89&name=Book%20a%20Meeting%20(6).png)
Belform este un producător român de căzi de baie din acril, baze de duș și produse pentru baie, care aprovizionează unele dintre cele mai mari lanțuri de magazine de bricolaj din regiune. Aceste relații au venit la pachet cu o cerință exigentă: comenzile, livrările și facturile trebuiau să fie transmise electronic, conform condițiilor fiecărui lanț, și să ajungă direct în sistemul ERP Odoo al Belform.
Dacă problema rămânea nerezolvată, asta însemna un singur lucru: personalul trebuia să reintroducă manual documentele, lanț cu lanț, format cu format. Un proces lent, predispus la erori și imposibil de scalat pe măsură ce volumele creșteau. Belform avea nevoie de un partener care să-i poată conecta la fiecare retailer fără a transforma acest proces într-un proiect de integrare fără sfârșit.
Fiecare lanț de magazine de bricolaj solicita documente în propriul format. Un exemplu clar este fluxul „mai multe comenzi → o singură livrare → o singură factură” — o structură care nu se încadrează perfect într-un proces standard și care trebuie gestionată cu precizie pentru a evita erorile de facturare.
Abordarea evidentă (și dificilă) ar fi fost să modificăm modul de funcționare al Belform pentru a satisface fiecare partener sau să creăm un portal separat și un proiect de integrare pentru fiecare lanț. Ambele opțiuni implică costuri suplimentare, complexitate și probleme de întreținere — exact ceea ce ne-am propus să evităm.
Infinite IT Solutions conectează furnizorii cu partenerii lor din comerțul cu amănuntul — iar filosofia noastră este simplă: furnizorul nu ar trebui să fie nevoit să se conformeze regulilor fiecărui retailer. Așadar, în loc să forțăm Belform să se adapteze, am cartografiat cu exactitate procesul fiecărui client, reflectând modul în care fiecare retailer funcționează deja.
Rezultatul este o singură conexiune care leagă Belform de fiecare partener de retail, fiecare în formatul impus de acesta. Nu este nevoie de un portal separat pentru fiecare lanț. Iar când se alătură un nou partener, echipa noastră îl adaugă configurând o mapare — nu lansând un proiect cu totul nou.
În ceea ce privește automatizarea, am integrat întregul flux direct în Odoo, astfel încât comenzile și facturile să nu mai treacă prin mâini umane:
Schimbul de date se desfășoară neîntrerupt, cu viteză bună și fără întârzieri. Și, ceea ce este esențial, am realizat acest lucru fără a perturba modul în care echipa Belform lucrează deja.
O integrare perfectă din punct de vedere tehnic eșuează totuși dacă oamenii nu au încredere în ea. Așadar, pe lângă dezvoltarea propriu-zisă, am organizat întâlniri de prezentare a fluxurilor de lucru pentru a ghida echipa prin noul flux și am oferit asistență promptă imediat după lansare. Această combinație este cea care a transformat un proiect unic în genul său într-o utilizare zilnică cu încredere încă de la început.
După punerea în funcțiune, platforma a intrat într-o funcționare zilnică stabilă — schimb de date neîntrerupt, o interfață intuitivă și o procesare rapidă și precisă. Îmbunătățirile au fost semnificative și măsurabile:
Prin introducerea directă a comenzilor în facturi și preluarea automată a comenzilor EDI în sistemul ERP, am redus cu aproximativ 90% introducerea manuală a datelor de către Belform. Facturile sunt preluate automat de sistemul ERP, iar erorile manuale dispar efectiv.
Odată cu implementarea soluției noastre, Belform a devenit prima companie din grupul său care a lansat schimbul de documente de comerț electronic de tip „DIY”.
„Abordarea companiei Infinite a fost profesională, iar comunicarea cu departamentul nostru IT a fost eficientă, astfel încât proiectul a fost un adevărat succes — Belform a devenit prima companie din grupul nostru care a implementat EDI în relația cu clienții din sectorul bricolajului.” — Lilian Cazacu, director financiar, Belform
„Cea mai mare valoare pe termen lung o reprezintă eficiența de 90% a procesului de primire a comenzilor, acuratețea fluxului de lucru și eliminarea erorilor. Resurse importante sunt eliberate și pot fi redirecționate pentru a adăuga valoare produselor și serviciilor pe care le oferim clienților noștri.” — Șef de proiect IT, Belform
Iată ce oferim oricărui furnizor: documentele circulă de la un sistem la altul în timp real, erorile dispar, iar volumele mai mari sau noii parteneri sunt integrați fără a fi nevoie de personal suplimentar.
Integrarea EDI într-o rețea exigentă de parteneri din sectorul retailului de bricolaj — fiecare cu propriile standarde — și conectarea directă a acesteia la sistemul ERP a reprezentat un proiect de mare miză, primul de acest gen pentru grupul Belform. L-am implementat în producție, cu o capacitate mai mult decât suficientă pentru fluxurile de date actuale și gata să se adapteze la volumele viitoare și la noii parteneri.
Dacă afacerea dumneavoastră schimbă comenzi, livrări și facturi cu mai mulți parteneri de retail — iar echipa dumneavoastră încă le introduce manual — putem construi aceeași conexiune unică și automatizată pentru dumneavoastră.